【Outlook】新しいプロファイルを作成する方法｜既存のメールデータをそのまま使う

この記事では、Outlookの「プロファイル」を新しく作り直し、既存のメールや連絡先データをそのまま引き継ぎながら再設定する手順を詳しく解説します。

プロファイルの作り直しは、Outlookの動作が重い、エラーが頻繁に表示されるといった、多くの問題を解決できる可能性がある非常に有効な手段です。

情報システム担当の私も、「アカウントを再設定したいが、メールが消えるのは困る」という相談を受けた際に、このプロファイルの作り直しを「安全な手段」としてよく提案します。
アカウントの設定だけを新しくするため、メールや連絡先本体に影響を与えることなく、Outlookの動作だけをリフレッシュできるからです。

ここからは、私が実際に行っている手順に沿って、新しいプロファイルを作成し、Outlookを快適な状態に戻すまでの全手順を解説していきます。

※この記事の画像や手順は、Windows11 Home 24H2のMicrosoft 365 Outlook バージョン2507で作成しています。今後のアップデートにより、画面表示や操作手順が異なる場合があります。お使いのOutlookのバージョン確認方法はこちら をご覧ください。

Outlookで新しいプロファイルを作成する前に必要な事前準備

新しいプロファイルの作成は、多くの場合、Outlookが正常に起動しないといった不具合の解決策となります。
そのため、ここではOutlook本体を起動せずに、Windowsの「コントロールパネル」から安全に事前準備を行う方法を解説します。

この手順は「Outlook（クラシック）」を前提としています。
「新しい Outlook for Windows」ではコントロール パネルの［Mail（Microsoft Outlook）］設定は使えません。

正直なところ、この事前準備が作業全体の成否を分けるポイントです。 ここをしっかり押さえておけば、メールデータを失うリスクなく、スムーズに作業を進めることができます。

既存のメールデータファイルの場所を確認・コピーしておく

まず、以下の手順で現在Outlookが使用しているメールデータのファイル（PSTファイルの場合）を、PCのどこに保存されているかを確認してください。OSTファイルは自動生成されます。

1. Windows + Rキーで「ファイル名を指定して実行」を開き、「control」と入力してEnterキーを押す
2. コントロールパネルで「ユーザーアカウント」→「Mail (Microsoft Outlook)」の順にクリック
3. 表示された「メール設定」ウィンドウで、「データファイル」ボタンをクリック
4. 「データファイル」タブに表示されているファイルの「場所」に記載されたフルパスを、メモ帳などにコピーして保存

ここからは、実際の画面を使いながら、コントロールパネル経由でデータファイルの場所を特定するまでの手順をわかりやすく解説していきます。

必要なメールアカウント情報をすべて手元に準備する

新しいプロファイルには、既存のメールアカウントを最初から設定し直す必要があります。その際に必要となる以下の情報を、あらかじめ全て手元に準備しておきましょう。

• メールアドレス
• パスワード
• アカウントの種類（POP, IMAP, Microsoft Exchangeなど）
• 受信メールサーバー名
• 送信メールサーバー名
• 各サーバーのポート番号と暗号化設定

これらの情報は、先ほど開いた「メール設定」ウィンドウから以下の手順で確認できます。

仕分けルールをエクスポートする（使用している場合）

Outlookの仕分けルールは、新しいプロファイルに自動的には引き継がれません。もし現在、多くのルールを設定してメールを自動整理している場合は、この機会にバックアップ（エクスポート）しておくことを強く推奨します。

具体的なエクスポートと、新しいプロファイルへのインポート（復元）手順については、以下の記事で詳しく解説しています。

既存のメールデータを残したままOutlookで新しいプロファイルを作成する手順

事前準備が完了したら、いよいよ新しいプロファイルを作成していきます。
ここでも、Outlook本体は起動せず、「コントロールパネル」の「メール設定」画面から全ての操作を行います。

操作に不安を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、手順自体はOutlookに新規アカウントを登録する際とほぼ同じ流れです。

Outlookでプロファイルを作成・再作成するときの注意点

ここまでの手順を正しく行えば、安全にプロファイルを再作成できますが、作業を完了する前に、いくつか心に留めておいてほしい重要な注意点があります。

古いプロファイルはすぐには削除しない

新しいプロファイルでの動作が完全に安定し、全てのメールや予定、連絡先が問題なく表示・送受信できることを確認できるまで、絶対に古いプロファイルを削除しないでください。

万が一、新しいプロファイルの設定に失敗した場合でも、古いプロファイルが残っていれば、すぐに元の環境に戻すことができます。1週間ほど新しいプロファイルで様子を見て、問題がないことを確認してから古いプロファイルを削除するのが安全です。

メールアカウントのパスワードは必須

事前準備 でも触れましたが、新しいプロファイルにはメールアカウントを再設定するため、パスワードの入力が必須となります。

Outlookはパスワードを画面上に表示してくれないため、もしパスワードを忘れてしまった場合は、事前にパスワードの再設定などを行っておく必要があります。

IMAP/Exchangeはメールの再同期に時間がかかる

IMAPやMicrosoft Exchangeのアカウントの場合、新しいプロファイルを作成すると、サーバー上にある全てのメールや予定表を、PCに改めてダウンロード（同期）し直します。

メールボックスの容量が大きい場合、この同期作業に数十分から数時間かかることがあります。その間、Outlookの動作が少し遅く感じられるかもしれませんが、正常な動作ですので、完了するまで気長にお待ちください。

メールの仕分けルールや署名は再設定が必要な場合がある

メールのデータ（送受信したメールや連絡先、予定表）はデータファイルに残りますが、メールの仕分けルールや署名といった一部の設定は、プロファイル側に保存されていることがあります。

新しいプロファイルに切り替えた後、もし署名が消えていたり、仕分けルールが機能しなくなっていたりした場合は、お手数ですが再度設定し直してください。

関連記事：Outlookで署名を設定する方法 
関連記事：Outlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法 

Outlookのプロファイル作成・再作成に関するよくある質問と答え

最後に、Outlookのプロファイル作成・再作成に関するよくある質問と答えをまとめました。

Outlookのプロファイルを再作成するとメールは消えますか？

プロファイルを再作成してもメールそのものは消えません。メール本文はサーバーやデータファイルに保存されているため、再作成はあくまで設定のやり直しでありデータを失う心配はありません。

Outlookのプロファイルとは何のことですか？

Outlookのプロファイルとは、どのアカウントをどのデータファイルに結びつけるかや送受信設定などを保存する仕組みです。メール本体ではなく、Outlookを動かすための「配線図」のようなものと考えるとわかりやすいです。

Outlookのプロファイル再作成はどんなときに必要ですか？

Outlookが起動しない、エラーが頻繁に出る、動作が極端に重いといった不具合があるときにプロファイル再作成は有効です。新しいアカウントを追加するような感覚で環境をリフレッシュできます。

Outlookのプロファイル再作成前に必ず準備することは何ですか？

プロファイルを再作成する前には、現在使用しているデータファイルの場所を確認し、メールアカウントの情報（アドレス、パスワード、サーバー名、ポート番号など）をすべて控えておく必要があります。これらが作業の成否を左右します。

Outlookのプロファイル再作成にはパスワードが必要ですか？

はい、必要です。Outlookはパスワードを画面に表示しないため、忘れている場合は事前に確認や再設定を済ませておくことが重要です。

Outlookのプロファイルはどこから作成できますか？

プロファイルはOutlook本体ではなく、Windowsのコントロールパネルにある「Mail（Microsoft Outlook）」から作成や再作成を行います。Outlookが開けない状態でも実行可能です。

Outlookのプロファイル名は自由に決められますか？

はい、自由に決められます。後で見てわかりやすいように「Outlook_New」や「2025新プロファイル」のように名前を付けておくと管理がしやすくなります。

Outlookのプロファイル再作成後にエラーが出たらどうすればいいですか？

アカウント設定に誤りがある可能性が高いため、入力したサーバー名やポート番号、暗号化設定を再度確認してください。控えた情報やスクリーンショットを参考に見直すと解決につながります。

Outlookのプロファイル再作成後にメールが表示されないのはなぜですか？

IMAPやExchangeでは再同期の仕組みになっており、すぐにはすべてのメールが表示されません。時間を置くことで順次データがダウンロードされ、正常に表示されるようになります。

Outlookのプロファイル再作成で連絡先や予定表は消えますか？

連絡先や予定表はデータファイルやサーバーに保存されているため消えることはありません。

Outlookのプロファイル再作成後に署名やルールは引き継がれますか？

署名や仕分けルールはプロファイルに保存されている場合があるため、新しいプロファイルでは設定し直す必要があります。引き継がれなかった場合は再度登録してください。
関連記事：Outlookで署名を設定する方法 
関連記事：Outlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法 

Outlookのプロファイル再作成は安全ですか？

はい、安全です。プロファイル再作成はデータを消去する操作ではなく、設定を整理し直す作業だからです。ただし正しい情報を準備せずに進めると送受信ができなくなるため注意が必要です。

Outlookの古いプロファイルは削除しても大丈夫ですか？

新しいプロファイルで安定して動作することを確認するまでは削除しない方が安全です。万一トラブルが起きても元のプロファイルがあればすぐに戻せるため、最低1週間ほどは残しておくと安心です。