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「毎回同じ内容のメールをゼロから作成するのは面倒…」と思ったことはありませんか?
Outlookには、よく使うメールの内容をテンプレートとして保存し、効率的にメールを作成・送信する機能があります。
この記事では、メールテンプレートの作成方法から、作成したテンプレートを活用してメールを送信する方法、さらにテンプレートファイルを直接開いて素早く送信する方法まで、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。
Outlookには送信ボックスから直接「再送信」する機能が無いため、テンプレートを活用してメールを送信する方法を覚えておくと便利です。
メールテンプレートの作成方法
まずは、Outlookでメールテンプレートを作成する方法から解説していきます。
Outlookでメールテンプレート(.oft)を作成するには、まず新規メールを作成してテンプレートにしたい内容を入力します。
次に画面左上の「ファイル」メニューを開き、「名前を付けて保存」を選択します。
最後に、保存するファイル形式を「Outlookテンプレート(*.oft)」に設定し、任意の名前を付けて保存します。
ここからは、Outlookでメールテンプレートを作成する方法を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。
新規メールを作成し、定型文やフォーマットを入力してください。
Outlookのメールテンプレートには以下の項目を保存できます。
- 件名や、メールの本文
メールの件名、定型文やフォーマット済みテキスト(箇条書き、表、リンク、画像など) - 宛先(To)、CC、BCC
予めテンプレートに保存しておくことで再入力の手間が省けます。 - 署名
署名を設定している場合、署名もテンプレートに含まれます。 - 添付ファイル
添付したいファイルを事前に追加しておくと、テンプレートを開いた際に自動で挿入されます。 - フォーマット設定
フォント、文字色、段落スタイル、背景色などのデザイン要素も保存されます。
定型文やフォーマットを入力したら、次は左上の[ファイル]をクリックしてください。
次に、左側にある[名前を付けて保存]をクリックしてください。
[名前を付けて保存]をクリックすると、「ファイル名を付けて保存」と書かれたウィンドウが立ち上がります。
「ファイルの種類」で[Outlookテンプレート(*.oft)]を選択し、任意の名前を付けて[保存(S)]をクリックしてください。
・テンプレートを保存する際には、今後使用する際にすぐに区別できるよう、わかりやすく具体的な名前を付けることをオススメします。
・Outlookのテンプレートは、デフォルトで%AppData%\Microsoft\Templates
に保存されます。
ただし、このフォルダは少しアクセスしづらい場所にあるため、頻繁に使うテンプレートはデスクトップなどに保存すると便利です。
テンプレートは、保存したファイルをダブルクリックすることで直接開き、メールを作成・送信することが可能です。
作業効率を上げるためにも、保存場所とファイル名を工夫しましょう!
作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法
ここからは、Outlookで保存したメールテンプレート(*.oft)を呼び出してメールを送信する手順を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。
作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法は次の2通りがあります。
用途に応じて使い分けてください。
方法1: フォームの選択を使用する方法
Outlookの「フォームの選択」機能を使うと、保存場所がデフォルトのテンプレートフォルダでも簡単に呼び出すことができます。
方法2: テンプレートファイルを直接開く方法
テンプレートファイル(*.oft)を保存した場所から直接開くことで、すばやくメールを作成できます。
フォームの選択を使用してテンプレートを開く方法
まずは、Outlookの「フォームの選択」機能から、テンプレートファイルを呼び出す方法をご紹介します。
Outlookで保存したテンプレートファイルを「フォームの選択」機能を使って呼び出す方法は簡単です。
まず、Outlookのメイン画面で「ホーム」タブを選択し、リボンメニューの「新しいアイテム」をクリックします。
次に、表示されたメニューから「その他のアイテム」を選び、その中の「フォームの選択」をクリックしてください。
ダイアログボックスが表示されたら、「フォルダーの場所」欄を「ファイル システム内のユーザーテンプレート」に変更します。
すると、保存したテンプレートファイルの一覧が表示されるので、使用したいテンプレートを選んで「開く」をクリックします。
これでテンプレートが新規メールとして開くので、宛先や内容を必要に応じて編集し、「送信」をクリックするだけで完了です。
Outlookのメイン画面で「ホーム」タブを選択し、リボンメニューの[新しいアイテム]をクリックしてください。
[新しいアイテム]をクリックすると、下に向かってメニューが表示されます。
表示されたメニューから[その他のアイテム(I)]を選び、その中の[フォームの選択(O)]をクリックしてください。
[フォームの選択(O)]をクリックすると、「フォームの選択」と書かれたウィンドウが立ち上がります。
「フォルダーの場所(L):」欄を[ファイル システム内のユーザーテンプレート]に変更してください。
「フォルダーの場所(L):」欄を[ファイル システム内のユーザーテンプレート]に変更すると、保存したテンプレートファイルの一覧が表示されます。
その中から使用するテンプレートを選択し、[開く]をクリックします。
[開く]をクリックすると、作成したテンプレートが呼び出されます。
開いたテンプレートに宛先や本文を追記し、送信ボタンをクリックすることで、メールの送信が可能です。
テンプレートファイルを直接開く方法
次に、Outlookのテンプレートファイルを直接開く方法です。
保存したメールテンプレート(*.oft)をエクスプローラーから直接開くことで、簡単に新しいメールを作成できます。
テンプレートをその都度呼び出しするのがめんどくさい場合は、この手順がオススメです。
ファイルエクスプローラーを開き、テンプレートを保存した場所に移動します。
次に、使用したいテンプレートファイル(*.oft)をダブルクリックしてください。
テンプレートファイル(*.oft)をダブルクリックすると、「アプリを選択して、.oftファイルを開く」と書かれたウィンドウが表示される場合があります。
表示された場合は[Outlook]をクリックし、[常に使う]をクリックしてください。
[常に使う]をクリックすると、作成したテンプレートが呼び出されます。
開いたテンプレートに宛先や本文を追記し、送信ボタンをクリックすることで、メールの送信が可能です。
テンプレートを編集する方法
保存したOutlookのメールテンプレート(*.oft)は、必要に応じて編集して再利用することができます。
- テンプレートをOutlookで開く
「フォームの選択」機能またはテンプレートファイルを直接開いてください。 - 内容を編集する
テンプレートの本文、件名、宛先(To、CC、BCC)、添付ファイル、フォーマットなど、必要な部分を編集します。 - 再保存する
編集が完了したら、画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。次に「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式を「Outlookテンプレート(*.oft)」のままにして保存します。
Outlookのメールテンプレートの作成・呼び出し・編集方法に関するよくある質問と答え
Outlookのメールテンプレート(*.oft)に関して、作成から利用、編集に至るまでのよくある質問とその答えを以下にまとめました。
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