こんな人にオススメの記事です
- Outlookを使っている人
- Outlookでメールの署名を設定したい人
- Outlookで署名が自動挿入しない場合の対処法を知りたい人
Outlookでメールに署名を設定するには以下の手順で行います。
- Outlookを起動し、[ホーム]→[新しいメール]をクリック
- リボンの中にある[署名]→[署名(S)]をクリック
- 「署名とひな型」ウィンドウで署名を設定して[OK]をクリック
このページでは、Outlook(アプリ)でメールの署名を設定する方法から、作成した署名を変更・削除する方法、署名が自動挿入されなくなった場合の対処方法を、実際の画面ももちいながらわかりやすく解説していきます。
署名を新しく設定する方法
ここからはOutlookでメールの署名を新規に設定する方法を、実際の画面ももちいながらわかりやすく解説していきます。
まずはOutlookを起動し、ホームタブを開いてください。
※起動した時点では基本的にホームタブが選択されています。
ホームタブの中にある[新しいメール]をクリックしてください。
[新しいメール]をクリックすると、「無題 - メッセージ」と書かれた新規メールウィンドウが開きます。
リボンの中にある[署名]をクリックしてください。
[署名]をクリックすると下に向かってメニューが展開されます。
その中にある[署名(S)...]をクリックしてください。
[署名(S)...]をクリックすると、「署名とひな型」と書かれたウィンドウが表示されます。
Outlookではこのウィンドウを使って署名の新規設定や編集、削除を行います。
「署名とひな型」ウィンドウの中にある[新規作成(N)]をクリックしてください。
[新規作成]をクリックすると、「この署名に名前を入力してください(T)」と書かれたポップアップが表示されます。
ここに覚えやすい署名の名前を入力してください。
※ここでは署名の名前を「デフォルト」としています。
入力が終わったら[OK]をクリックしてください。
[OK]をクリックすると「この署名に名前を入力してください(T)」と書かれたポップアップが閉じられ、「署名とひな型」ウィンドウに戻ります。
ここで上記画像の黄色い箇所に設定したい署名を入力してください。
署名を入力したら、最後に署名の設定を確認します。
上段の赤枠内「電子メールアカウント(A)」には、この署名を使うメールアカウント(メールアドレス)が記載されています。
下段の赤枠内には、どのメールでこの署名を使うかが記載されています。
画像の例では、新規メッセージには署名を使うが、返信や転送では署名を使わない設定になっています。
返信や転送でもこの署名を使用したい場合は、プルダウンメニューから署名を選択してください。
署名の設定を確認したら右下にある[OK]をクリックしてください。
これで署名の設定が完了しました。
送るメールごとに表示する署名を切り替える方法
ここからは、Outlookに署名を複数登録してあり、メールごとに表示させる署名を切り替えたい場合の手順を詳しく解説していきます。
送信するメールごとに署名を切り替えるには、前提として複数の署名が登録されている必要があります。
複数の署名を設定したい場合は、ページ上部のStep3以降を繰り返し実施してください。
複数の署名がOutlookに登録されている場合、リボンの中にある[署名]をクリックすると挿入する署名を選択できるようになります。
署名を変更・削除する方法
ここからは、Outlookに設定した署名を変更(修正)する方法と、不要になった署名を削除する方法を詳しく解説していきます。
署名を編集(修正)する方法
Outlookに設定した署名を編集(修正)するには、「署名とひな型」ウィンドウから行います。
「署名とひな型」ウィンドウを開くには以下の手順で行います。
- Outlookを起動し、[ホーム]→[新しいメール]をクリック
- リボンの中にある[署名]→[署名(S)]をクリック
「署名とひな型」ウィンドウを開くと、左上に登録されている署名の名前が表示されます。
この中から変更(修正)したい署名を選択してください。
署名を変更(修正)し、編集作業が完了したら右下にある[OK]をクリックしてください。
これで選択した署名が変更(修正)されます。
署名を削除する方法
Outlookに設定した署名を削除するには、「署名とひな型」ウィンドウから行います。
「署名とひな型」ウィンドウを開くには以下の手順で行います。
- Outlookを起動し、[ホーム]→[新しいメール]をクリック
- リボンの中にある[署名]→[署名(S)]をクリック
「署名とひな型」ウィンドウを開くと、左上に登録されている署名の名前が表示されます。
その中から削除したい署名を選択し、その左下にある[削除(D)]をクリックしてください。
[削除(D)]をクリックすると、「指定した署名を削除しますか?署名を使用しているすべての電子メールアカウントは、署名を使用しないように設定されます。」と表示されます。
問題なければ[はい]をクリックしてください。
[はい]をクリックすると、このウィンドウが閉じられ、設定した署名が削除されます。
間違って前職とかの署名で送ってしまっては事故になります。使わなくなった署名は早めに削除しておきましょう。
署名が自動で挿入されなくなった場合の対処方法
ここからは、メールの署名が自動で挿入されなくなった場合の対処方法を解説していきます。
署名は設定されているのに自動で挿入されなくなった場合は、「署名とひな型」ウィンドウにある「既定の署名の選択」設定を見直してみましょう。
「署名とひな型」ウィンドウを開くには以下の手順で行います。
- Outlookを起動し、[ホーム]→[新しいメール]をクリック
- リボンの中にある[署名]→[署名(S)]をクリック
まずは、「編集する署名の選択」で自動的に挿入されなくなった署名を選択してください。
次に「既定の署名の選択」設定を確認していきます。
電子メールアカウント(A) | どのメールアカウント(メールアドレス)から送る時に自動的に挿入するかの選択 ※複数のメールアカウントがある場合は確認してください。 |
新しいメッセージ(M) | 新規メール作成時に自動的に挿入する署名の選択(デフォルトでは一番最初に作った署名) |
返信/転送(F) | 返信や転送時に自動的に挿入する署名の選択(デフォルトでは(なし)) |
これら3項目を確認し、誤りがある場合は正しい項目に修正し、右下にある[OK]をクリックしてください。
署名ファイルの保存場所
Outlookの署名ファイルの保存場所をご紹介します。
Outlookの署名データは以下に保存されています。エクスプローラーのアドレスバーに以下の文字列を貼り付けることでOutlookの署名ファイルの保存先に移動することができます。
%APPDATA%\Microsoft\Signatures
会社単位やプロジェクト単位で、Outlookの署名を揃えたい場合は上記フォルダー内のファイルやフォルダーをUSBなどに保存し、他のパソコンにコピーしてみてください。
以下画像の赤枠で囲ったフォルダーとファイルにOutlookの署名に関する情報が保存されています。
このフォルダーは隠しファイルになっているため、このファイルの中身を見るには隠しファイルを表示させる必要があります。
署名にURLや画像を使いたい場合
署名にURLや画像を使いたい場合は、「署名とひな型」ウィンドウの右側にあるアイコンから挿入することができます。
Outlookの署名に関するよくある質問
ここからは、Outlookの署名に関するよくある質問にお答えします。
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