【Outlook】メール本文にハイパーリンクを貼る方法 - Webページやファイルへのリンク

この記事では、Outlookのメール本文にWebページやファイル、共有フォルダへのハイパーリンクを設定する方法を、初心者でも迷わず実践できるよう、画像付きで詳しく解説します。

「長いURLをそのまま貼り付けてメールが見づらい…」
「共有サーバーにあるファイルの場所を、毎回言葉で説明するのが大変…」あなたも、こんな経験で手間取ったことはありませんか。

そんな時、ハイパーリンクを使えば、URLやファイルパスを「こちら」のような短い言葉に置き換えられ、わかりやすいメールが作成できます。

情報システム担当の私も、業務連絡ではこの機能を活用しています。

この記事では、Webページへの基本的なリンク設定から、ビジネスで必須のファイルリンクを貼る際の重要注意点まで詳しく解説します。

※この記事の画像や手順は、Microsoft 365 Outlook バージョン2507で作成しています。今後のアップデートにより、画面表示や操作手順が異なる場合があります。お使いのOutlookのバージョン確認方法はこちら をご覧ください。

Outlookのメール本文にWebページへのハイパーリンクを挿入する方法

メールにWebサイトのURLを載せる際、長いアドレスをそのまま貼り付けると、見た目が悪く読みにくくなってしまいます。そんな時は、テキストにハイパーリンクを貼るのがおすすめです。

「ハイパーリンク」と聞くと少し難しく感じるかもしれませんが、操作は非常に簡単です。

1. リンクにしたい文字列を選択して「リンク」をクリック
2. 「アドレス(E):」欄にリンク先のURLを貼り付け、右下の「OK」ボタンをクリック
3. ハイパーリンクが正しく動作していることを確認する

ここからは、上記の手順を実際の画面を使って、より詳しく解説していきます。

Outlookのメール本文にファイルや共有フォルダへのリンクを挿入する方法

社内の共有サーバーにあるファイルなどを案内する際に、ファイルを直接メールに添付するのではなく、その場所へのリンクを送る方法です。

容量の大きいファイルを送受信する手間が省け、関係者全員が常に最新のファイルを閲覧できるため、ビジネスシーンでは必須の知識と言えます。

ただし、Webサイトへのハイパーリンクとは異なり、いくつか注意すべき点があります。

Outlookでファイルや共有フォルダのリンクを送る際の注意点

相手がアクセスできる場所か？

まず最も重要なのは、メールの受信者全員がそのファイルにアクセスできる権限を持っていることです。
ご自身のPCのCドライブやデスクトップなど、ローカルな場所にあるファイルを指定しても、他の人はそのリンクを開けません。
必ず相手もアクセスできる共有サーバーや共有フォルダ内のファイルを指定してください。

正しい「フルパス」を取得できているか？

ファイルへのリンクは、\\サーバー名\フォルダ名\ファイル名.xlsx のような、ネットワーク上の正確な住所（フルパス）で指定する必要があります。

ファイルのフルパスを簡単かつ正確にコピーする方法は、以下の記事で詳しく解説しています。
リンクを貼る前に、まずはこちらの方法で正しいパスを取得してください。
関連記事： 【Windows11】エクスプローラーでファイルのフルパスを表示する方法

Outlookでファイルや共有フォルダへのハイパーリンクを設定する方法

上記の前提条件を確認し、リンク先のフルパスをコピーしたら、いよいよファイルや共有フォルダへハイパーリンクを貼る手順に進みます。

1. リンクにしたい文字列を選択し、Ctrl+Kを押す
2. 「アドレス」欄に、事前にコピーしたファイルのフルパスを貼り付ける
3. 「OK」をクリック

ここからは、上記の手順を実際の画面を使って、より詳しく解説していきます。

Outlookでハイパーリンクが貼れない・機能しない場合の確認点

設定したはずのハイパーリンクが機能しない、あるいはそもそもリンクを貼れない。そんな時に考えられる主な原因と対処法をまとめました。

メールの形式が「テキスト形式」になっている

Outlookで「リンク」ボタンがグレーアウトして押せない、URLを貼り付けてもただの文字列になってしまう、といった場合、メールの形式が「テキスト形式」になっている可能性が非常に高いです。

ハイパーリンクは「HTML形式」でのみ使用できます。以下の手順で形式を確認・変更してください。

1. メール作成ウィンドウで「書式設定」タブをクリックします。
2. 「形式」グループで「Aa HTML」が選択されているか確認します。もし「テキスト形式」になっている場合は、「Aa HTML」をクリックして切り替えてください。

Outlookにおけるメール形式の変更に関する公式情報は、Microsoftのサポートページでも詳しく解説されています。
あわせてご参照ください。
Microsoft公式：メッセージ形式を HTML、リッチ テキスト形式、またはテキスト形式に変更する

返信時に書式設定タブが表示されない場合は、こちらの「【Outlook】返信時に書式設定タブが表示されない原因と対処法 」をご覧ください。

「安全でない可能性があります」という警告が表示される

リンクをクリックした際に、「Microsoft Officeは、安全でない可能性があるため、この場所を特定できませんでした。」といったセキュリティ警告が表示されることがあります。

これは不具合ではなく、実行ファイル（.exe）や特殊なファイルへのリンクを誤って開かないようにするための、Outlookの正常なセキュリティ機能です。

リンク先が本当に安全だと確信できる場合にのみ、「はい」をクリックして進んでください。
少しでも怪しいと感じた場合は「いいえ」を押し、送信元にリンクの安全性を確認しましょう。

ファイルや共有フォルダへのリンクを相手が開けない

メールの受信者から「リンクが開けない」と連絡が来た場合、原因はOutlookではなく、ネットワークアクセス権の問題であることがほとんどです。

メールを送る前に、受信者がそのファイルに対して以下の2つの条件を満たしているか、必ず確認してください。

• 条件1：同じネットワークに接続しているか？
  社外の人や、会社のネットワーク（VPNなど）に接続していない在宅勤務中の人へ、社内サーバーのリンクを送っても開くことはできません。
• 条件2：フォルダへのアクセス権限があるか？
  受信者が、その共有フォルダに対して最低でも「読み取り」のアクセス許可を持っていない場合、リンクをクリックしても「アクセスが拒否されました」というエラーが表示されます。

また、共有フォルダのパスが誤ってハイパーリンクに登録されている場合もあります。心配なときは、以下の記事を参考にしてファイルのフルパスが正しいか確認してください。
関連記事： 【Windows11】エクスプローラーでファイルのフルパスを表示する方法 

Outlookのハイパーリンクに関するよくある質問と答え

最後に、Outlookのハイパーリンクに関するよくある質問と答えをまとめました。

Outlookのメールで、文字にWebページのリンクを貼る一番簡単な方法は？

リンクしたい文字列を選択し、キーボードでCtrl+Kを押します。表示された画面の「アドレス」欄にURLを貼り付け、「OK」をクリックするのが最も簡単で速い方法です。

社内の共有サーバーにあるファイルへのリンクを送りたいです。

Ctrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」画面を開き、「アドレス」欄に\\\\サーバー名\\フォルダ名\\ファイル名といった形式のフルパスを貼り付けてください。

Outlookで「リンク」ボタンがグレーアウトして押せません。なぜですか？

Outlookで「リンク」ボタンが押せない場合、メールの形式が「テキスト形式」になっている可能性が最も高いです。「書式設定」タブを開き、形式を「HTML」に変更すると、リンク機能が有効になります。詳しい手順は記事内の「メールの形式が「テキスト形式」になっている 」をご覧ください。

ファイルへのリンクをメールで送ったのに、相手から「開けない」と言われました。

受信者がその共有フォルダにアクセスする権限を持っていないか、社内ネットワーク（VPNなど）に接続していないことが原因です。リンクを貼る前に、相手がアクセスできる場所かを確認する必要があります。

作成したハイパーリンクを編集・修正するにはどうすればいいですか？

リンクが設定されている文字列を右クリックし、「ハイパーリンクの編集」を選択すると、リンク先のアドレスや表示文字列を変更できます。

リンクを解除して、ただの文字列に戻すにはどうすればいいですか？

リンクが設定されている文字列の上で右クリックし、「ハイパーリンクの削除」を選択してください。リンクの機能だけが解除され、元の文字列はそのまま残ります。
詳しくは「【Outlook】メール作成中の自動ハイパーリンクを無効化・削除する方法 」をご覧ください。

クリックするとメール作成画面が開く「mailto:」リンクの作り方は？

Ctrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」画面を開き、左のメニューから「電子メールアドレス」を選択します。宛先のアドレスを入力すると、mailto:リンクが作成されます。

リンクをクリックすると「安全でない可能性があります」という警告が出ます。

それはOutlookの正常なセキュリティ機能です。実行ファイル（.exe）など危険な可能性のあるリンクを開く前に警告を出します。リンク先が安全だと100%確信できる場合にのみ「はい」をクリックしてください。

画像をクリックしたらWebページに飛ぶように、画像にリンクを貼れますか？

はい、可能です。メール本文に画像を挿入した後、その画像を右クリックして「リンク」を選択すれば、テキストと同じようにハイパーリンクを設定できます。

Mac版のOutlookでも、同じようにリンクを貼れますか？

はい、基本的な手順は同じです。Macの場合はCommand+Kのショートカットキーで「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウを開くことができます。

Outlook on the Web（Web版Outlook）でもリンクは作成できますか？

はい、作成できます。Web版Outlook でも、文字列を選択してツールバーのリンクアイコンをクリックするか、Ctrl+K（MacではCommand+K）で同様にハイパーリンクを設定可能です。

「ファイルへのリンク」と「ファイルの添付」はどう使い分けるべきですか？

ファイルへのリンク」は、社内など受信者全員がアクセスでき、常に最新版を見てほしい場合に最適です。「ファイルの添付」は、受信者が社外の人であったり、その時点のバージョンを確実に送りたい場合に使います。

リンクにマウスカーソルを合わせた時に表示される説明文（ポップアップ）を変更できますか？

はい、できます。「ハイパーリンクの編集」ダイアログの右上にある「ヒント設定(P)」ボタンから、表示させたい案内文を「ヒントのテキスト(I)」に入力してください。

リンクをたくさん貼ると、メールのサイズは重くなりますか？

いいえ、ハイパーリンクの情報がメールサイズに与える影響はごくわずかです。ファイルを添付する場合と比較して、データ量は圧倒的に軽くなります。