【Outlook】返信時に書式設定タブが表示されない原因と対処法

Outlookは受信したメールの形式に応じて返信形式が自動的に設定されます。
テキスト形式で受信したメールはテキスト形式で返信する、HTML形式で受信したメールはHTML形式で返信するようになっています。

一見不便に感じるかもしれませんが、テキスト形式でしか送受信できない相手にHTMLメールを送りつけると、受け取った側は中身を理解することができないためです。
※HTMLメールも送受信できる相手にテキスト形式で送る分には問題ありません。

しかし、送られてきた形式以外で返信を行う必要がある場合は「書式設定タブ」から手動で設定を変更できるようになっています。

この記事では、返信時に「書式設定タブ」を表示する方法をわかりやすく解説していきます。

返信時に書式設定が出来るメールと出来ないメールの違いは何？

返信時に書式設定ができるメールは、HTML形式またはリッチテキスト形式で送信されて来たメールです。
この形式のメールは、文字の色やサイズ、フォントの変更、画像の挿入など、リッチな書式設定が可能です。

一方で、テキスト形式で送信されて来たメールへの返信時は書式設定ができません。
テキスト形式は、純粋な文字情報のみを送信する形式であり、フォントの変更や装飾ができません。

これらはテキスト形式で受信したメールはテキスト形式で返信する、HTML形式で受信したメールはHTML形式で返信するというOutlookの仕様に基づいています。

返信時に書式設定タブを表示する方法

Outlookでメールの返信時に「書式設定タブ」を表示させるためには、返信を新しいウィンドウで開く必要があります。

新しいウィンドウで開かず、既存のウィンドウ内でテキスト形式で受信したメールに返信を行おうとしても書式設定の項目は表示されません。

ここからは、返信時に書式設定タブを表示する方法をわかりやすく解説していきます。

受信したメールをダブルクリックして新しいウィンドウで開いてから返信する

最も簡単で設定の変更も必要がない方法としては、受信したメールをダブルクリックして新しいウィンドウで開き、新しいウィンドウから返信する方法です。

受信したメールをダブルクリックして新しいウィンドウで開いてから返信をクリックすると、「書式設定タブ」が表示され、書式設定タブからHTML形式を選択することで画像の挿入や文字の書式変更が可能になります。

STEP

返信したいメールをダブルクリック

まずは、受信トレイにある返信したいメールをダブルクリックしてください。

STEP

[返信]をクリック

返信したいメールをダブルクリックすると、そのメールが新しいウィンドウで開きます。

その中にある[返信]をクリックしてください。

STEP

「書式設定」タブが表示されていることを確認する

[返信]をクリックすると、メールの返信画面に切り替わります。

その返信画面の中には「書式設定」タブがあり、形式をHTMLに変更することで本文のフォントや文字の色を変更、画像を挿入することができるようになります。

リッチテキスト形式はOutlookに限定されている形式のため使用はオススメしません。

返信と転送を新しいウィンドウで開くように設定を変更する

受信したメールを毎回ダブルクリックして新しいウィンドウを開くのが面倒な場合、以下の手順でOutlookのオプションから設定を変更し、返信/転送時に必ず新しいウィンドウを開くようにしてください。

1. Outlookを立ち上げて左上の[ファイル]をクリック
2. [オプション]をクリック
3. Outlookのオプション画面で[メール]をクリック
4. [返信と転送を新しいウィンドウで開く]にチェックを入れて[OK]をクリック

ここからは、実際の画面を使って、返信と転送を新しいウィンドウで開く方法をわかりやすく解説していきます。

STEP

Outlookを立ち上げて左上の[ファイル]をクリック

Outlookを立ち上げて左上の[ファイル]をクリックしてください。

STEP

[オプション]をクリック

[ファイル]をクリックするとOutlookのホーム画面に移動します。

その画面の左下にある[オプション]をクリックしてください。

Outlookのウィンドウを縮小表示している場合は[オプション]が表示されない場合があります。
[オプション]が表示されていない場合は一度Outlookのウィンドウを最大化してみてください。

STEP

Outlookのオプション画面で[メール]をクリック

[オプション]をクリックするとOutlookのオプション画面が立ち上がります。

その中にある[メール]をクリックしてください。

STEP

[返信と転送を新しいウィンドウで開く]にチェックを入れて[OK]をクリック

[メール]をクリックすると「作成および受信するメッセージの設定を変更します。」と書かれた画面に移動します。

「返信/転送」と書かれた項目にある[返信と転送を新しいウィンドウで開く(O)]にチェックを入れて[OK]をクリックしてください。

返信後にそのウィンドウを自動的に閉じたい場合は、その下の[返信/転送時に元のメッセージのウィンドウを閉じる(C)]にもチェックを入れてください。

これでメール返信時に自動的に新しいウィンドウが立ち上がるようになります。

新しいウィンドウの中には「書式設定」タブがあり、形式をHTMLに変更することで本文のフォントや文字の色を変更、画像を挿入することができるようになります。

Outlookでのメール返信時に関するよくある質問とその答え

Outlookでのメール返信時に関するよくある質問とその答えをご紹介します。

返信時に「書式設定タブ」が表示されないのはなぜですか？

テキスト形式のメールに返信している場合は「書式設定タブ」が表示されません。新しいウィンドウを開き、HTML形式に変更することで表示されます。

返信時に必ず新しいウィンドウを開くように設定するには？

Outlookの「オプション」から「メール」タブを開き、「返信と転送を新しいウィンドウで開く」にチェックを入れて設定を保存します。

HTML形式で返信しても書式設定が反映されないのはなぜですか？

相手がHTML形式をサポートしていない場合、書式設定が正しく表示されないことがあります。

テキスト形式のメールに返信するときに画像を挿入することはできますか？

テキスト形式では画像の挿入ができません。返信時に「HTML形式」に変更する必要があります。

HTML形式で受信したメールをテキスト形式で返信したい場合、どうすればいいですか？

返信画面で「書式設定タブ」から「テキスト形式」を選択することで、テキスト形式に変更できます。

メール返信時に自動でHTML形式になるように設定できますか？

Outlookでは、受信したメール形式に基づいて返信形式が自動的に決まります。毎回手動で変更する必要があります。

返信時に書式設定をすべてクリアする方法はありますか？

「書式設定タブ」から「書式をクリア」を選択すると、すべての書式設定がリセットされます。

書式設定タブが常に表示されるように設定できますか？

Outlookでは、新しいウィンドウで返信することで「書式設定タブ」が表示されます。常に新しいウィンドウで返信するように設定するのが最善の方法です。

テキスト形式でしか送信できない相手にHTML形式で返信しても問題ありませんか？

相手がHTML形式をサポートしていない場合、メールの内容が正しく表示されない可能性があるため、テキスト形式で返信する方が安全です。

その他Outlookに関する記事

その他Outlookに関する記事はこちらです。ぜひご覧ください。