【Outlook】自動返信（不在通知）メールを設定する方法

この記事では、Outlookで自動返信（不在通知）メールを設定する方法を解説します。メールテンプレート（.oftファイル）の作成から仕分けルールの設定、解除まで詳しく説明します。

情シスとして社内PCのサポートをしていると、「長期休暇や出張で不在にするため、受信メールに自動で返信したい」「Outlookで不在通知を設定しようとしたが、どこから設定すればいいかわからない」といった問い合わせがよく寄せられます。

Exchange環境であれば「自動応答」機能で簡単に設定できますが、POP/IMAPアカウントの場合はこの機能が使えないため、メールテンプレートと仕分けルールを組み合わせる方法が必要です。

POP/IMAPアカウントのOutlookをお使いの方も、この記事の手順に沿って設定すれば、不在中に自動で返信を送れるようになります。ぜひ最後までご覧ください。

Outlookで自動返信（不在通知）を設定する方法

OutlookでPOP/IMAPアカウントを使用している場合、自動返信（不在通知）を設定するには「メールテンプレートの作成」と「仕分けルールの作成」の2つの手順が必要です。

なお、この方法はOutlookが起動している間のみ自動返信が送信されます。不在中はパソコンの電源を入れたままOutlookを起動しておく必要があります。

1. 自動返信メールの件名・本文をテンプレート（.oftファイル）として保存する
2. 受信メールに対してテンプレートで自動返信する仕分けルールを作成する

実際の画面を見ながら詳しく解説していきます。

自動返信（不在通知）用のメールテンプレートを作成する

自動返信の本文として送信するメールテンプレート（.oftファイル）を作成して保存する方法です。テンプレートは次の手順で仕分けルールに紐づけるため、あらかじめ用意しておく必要があります。

1. 「ホーム」タブの「新しいメール」をクリックする
2. 件名と本文を入力する
3. 「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックする
4. 「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート（*.oft）」にして保存する

実際の画面を見ながら詳しく解説していきます。

Outlookのテンプレート機能の詳しい使い方は「【Outlook】メールテンプレートの作成方法と呼び出し方」でも解説しています。

自動返信（不在通知）用の「仕分けルール」を作成する

次に、作成したテンプレートを使って自動返信を送信するための「仕分けルール」を作成します。

1. 「ファイル」タブをクリックする
2. 「仕分けルールと通知の管理」→「新しい仕分けルール(N)」をクリックする
3. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し「次へ(N)」をクリックする
4. 「[宛先]または[CC]に自分の名前がある場合」を選択し「次へ(N)」をクリックする
5. 「特定のテンプレートを使用して返信する」にチェックを入れ「特定のテンプレート」をクリックする
6. 「フォルダーの場所(L)」で「ファイルシステム上のユーザーテンプレート」を選択する
7. 自動返信用のテンプレートを選択して「開く」ボタンをクリックする
8. 「完了」→「OK」ボタンの順にクリックして設定を完了する

実際の画面を見ながら詳しく解説していきます。

なお、仕分けルールは他のPCに引き継いだり、複数台で共有したりすることもできます。詳しくはOutlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法をご覧ください。

自動返信（不在通知）を解除する方法

自動返信が不要になったら、設定した仕分けルールを削除して停止します。削除したルールは元に戻せません。一時的に停止したいだけの場合は、ルール一覧のチェックボックスを外すだけで無効にできます。

1. 「ファイル」タブをクリックする
2. 「仕分けルールと通知の管理」をクリックする
3. 一覧から削除したい仕分けルールを選択して「削除(D)」をクリックする
4. 確認メッセージで「はい(Y)」をクリックする
5. 「OK」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じる

実際の画面を見ながら詳しく解説していきます。

Outlookで自動返信（不在通知）メールを設定する方法に関するよくある質問と答え

Outlookで自動返信（不在通知）メールを設定する方法に関するよくある質問と答えをまとめました。

Outlookで自動返信（不在通知）を設定するにはどうすればいいですか？

Outlookのデスクトップ版（POP/IMAPアカウント）で自動返信を設定するには、「メールテンプレートの作成」と「仕分けルールの作成」の2段階の手順が必要です。
まず「ホーム」タブの「新しいメール」から自動返信メールの件名・本文を作成し、「ファイル」→「名前を付けて保存」でファイルの種類を「Outlookテンプレート（*.oft）」にして保存します。
次に「ファイル」タブ→「仕分けルールと通知の管理」→「新しい仕分けルール」から受信メッセージへのルールを作成し、アクションに「特定のテンプレートを使用して返信する」を設定して完了です。

自動返信の設定はOutlookが起動していないと機能しませんか？

はい、この方法はOutlookが起動している間のみ自動返信が送信されます。
不在中はパソコンの電源を入れたままOutlookを起動しておく必要があります。Exchange環境の「自動応答」機能と異なり、サーバー側では動作しない点に注意してください。

Exchange環境とPOP/IMAPアカウントで自動返信の設定方法は違いますか？

はい、異なります。
Exchange環境（Microsoft 365の法人アカウントなど）では、Outlookの「ファイル」タブ→「自動応答（不在アシスタント）」から直接設定でき、Outlookを起動していない間もサーバー側で自動返信が動作します。
POP/IMAPアカウントの場合はこの機能が使えないため、メールテンプレートと仕分けルールを組み合わせる方法が必要です。社内でExchange環境かどうか不明な場合は、情報システム部門に確認してください。

Web版Outlookでも自動返信（不在通知）を設定できますか？

はい、Web版Outlookでも自動返信（不在応答）を設定できます。
Web版の場合は歯車アイコンから「自動応答」を設定でき、期間を指定して自動返信を有効にできます。Outlookを起動していなくても機能するため、不在中の設定として便利です。
詳しくはWeb版Outlookでのメール転送と不在時の自動応答の設定方法をご覧ください。

自動返信メールのテンプレート（.oftファイル）はどこに保存されますか？

「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート（*.oft）」にして保存すると、保存場所が自動的にOutlookのテンプレートフォルダー（%APPDATA%\Microsoft\Templates）に切り替わります。
保存場所を変更しなければこのフォルダーに保存されるため、仕分けルールの設定時に「ファイルシステム上のユーザーテンプレート」を選ぶと自動的に表示されます。保存場所を変更した場合は「参照」ボタンから手動で指定してください。

自動返信の条件を「宛先またはCCに自分の名前がある場合」に設定した理由は何ですか？

メーリングリストやBCCで受信したメールまで自動返信してしまうと、不特定多数への返信や、メーリングリストへの返信が発生するリスクがあるためです。
「[宛先]または[CC]に自分の名前がある場合」を条件にすることで、自分宛に直接送られてきたメールにのみ自動返信するように絞り込めます。メーリングリストも含めすべてのメールに返信したい場合は、条件を何も選択せずに進んでください。

同じ差出人に何度も自動返信メールが送信されてしまいますか？

仕分けルールによる自動返信は、同じ差出人からメールを受信するたびに毎回送信される仕組みです。Exchange環境の「自動応答」機能と異なり、「1人につき1回のみ」という制御は行われません。不在期間が終わったらすぐにルールを削除または無効にしてください。

自動返信（不在通知）を解除するにはどうすればいいですか？

「ファイル」タブ→「仕分けルールと通知の管理」を開き、一覧から自動返信用の仕分けルールを選択して「削除（D）」をクリックし、確認メッセージで「はい（Y）」を選択してください。最後に「OK」をクリックしてウィンドウを閉じると設定が完了です。
削除したルールは元に戻せないため、一時的に停止したいだけの場合はルール左側のチェックボックスを外して無効化する方法をおすすめします。

自動返信用の仕分けルールを削除せずに一時的に無効にする方法はありますか？

はい、「ファイル」タブ→「仕分けルールと通知の管理」を開き、一覧に表示された自動返信用ルールの左側にあるチェックボックスを外して「OK」をクリックするだけで無効にできます。
再度有効にしたいときはチェックを入れ直すだけで復元できるため、次の長期休暇でも同じルールを使い回せます。（テンプレート内に日付を入力している場合は編集が必要です。）

仕分けルールを別のPCに引き継ぐことはできますか？

はい、できます。
「ファイル」タブ→「仕分けルールと通知の管理」→「オプション」からルールをエクスポートして.rwzファイルとして保存し、新しいPCのOutlookで同じ画面からインポートすることで引き継げます。ただしテンプレートファイル（.oftファイル）は別途コピーする必要があります。
詳しくはOutlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法をご覧ください。

自動返信メールの件名に「RE:」が付いてしまいます。防ぐ方法はありますか？

テンプレートを使った仕分けルールによる自動返信は「返信」の形式で送信されるため、件名に「RE:」が自動的に付きます。これを防ぐには、テンプレート作成時に件名欄に「【自動返信】現在不在にしております」のように件名をあらかじめ入力してください。「RE:」の代わりに入力した件名が表示されます。

自動返信メールが届いているか確認するにはどうすればいいですか？

「送信済みアイテム」フォルダーを確認してください。仕分けルールによる自動返信が送信された場合、通常のメールと同様に送信済みアイテムに記録されます。
自動返信が動作しているかテストしたい場合は、別のメールアドレスから自分宛にメールを送信して、そのアドレスに自動返信が届くか確認する方法が確実です。

仕分けルールで設定した自動返信は、スマートフォンのOutlookアプリでも動作しますか？

いいえ、動作しません。この方法はデスクトップ版OutlookのPOP/IMAPアカウント向けの設定です。
スマートフォンのOutlookアプリはデスクトップ版の仕分けルールを参照しないため、自動返信は送信されません。スマートフォンからも自動返信したい場合はExchange環境の「自動応答」機能の利用を検討してください。

自動返信メールを受け取った相手がさらに返信してきた場合、また自動返信されますか？

はい、同一差出人からの返信に対しても自動返信が送信されます。
仕分けルールはメールを受信するたびにルールを評価して動作するため、相手が返信するたびに自動返信メールが送られてしまいます。不在期間が終わったらすぐに仕分けルールを削除または無効化してください。

自動返信メールのテンプレートをあとから編集するにはどうすればいいですか？

「ホーム」タブの「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」から、「ファイル システム内のユーザーテンプレート」からテンプレートを開いて内容を編集し、再度「ファイル」→「名前を付けて保存」で上書き保存してください。
テンプレートを編集しても仕分けルールの設定は変更不要です。ルールはファイル名で紐づいているため、同じファイル名で上書き保存すれば自動的に新しい内容が反映されます。

メールテンプレートの作成や呼び出し方について詳しく知りたいです。

Outlookのメールテンプレート（.oftファイル）の作成手順や、保存したテンプレートを通常のメール送信に活用する方法については、Outlookメールテンプレートの作成方法と呼び出し方で詳しく解説しています。