Web版Outlookでのメール転送と不在時の自動応答の設定方法

この記事では、Web版Outlookでのメール転送と不在時の自動応答の活用方法とその設定手順を詳しく解説していきます。

メールの自動転送と不在時の自動応答の活用方法

メールの自動転送機能と、不在時の自動応答機能がどんなときに役立つか事例をご紹介します。
日常的に利用している人は少ないと思いますが、一部の金融機関などでは営業時間終了後から翌朝まで「不在時の自動転送」を活用しているようです。

メールの自動転送と不在時の自動応答は非常に便利なため、以下の活用事例をご覧いただき、是非日常生活や仕事に活かしてみてください。

自動転送の活用

メールの自動転送機能は以下のような場合に役立ちます。

• 一時的に異なるメールアドレスを使う必要がある場合
• 別のメールアカウントでメールを読んで返信したい場合
• 自分の不在時に他の誰かにメールを受信して返信してもらいたい場合
• メールアドレスを変更した場合

不在時の自動応答の活用

不在時の自動応答機能は以下のような場合に役立ちます。

• 相手（送信元）に不在である旨を伝えたい場合
• 年末年始やゴールデンウィークなどで仕事の長期休暇を取る場合
• 相手（送信元）にメールアドレスを変更したことを伝えたい場合

受信メールの自動転送設定

Web版Outlookで受信メールの自動転送設定を有効にするには以下の手順で行います。

1. Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリック
2. 設定画面にある[転送]をクリック
3. [転送を有効にする]にチェックを入れ、転送先メールアドレスを入力してから[保存]をクリック

ここからはWeb版Outlookで受信メールの自動転送設定を有効にする方法を実際の画面も用いながら詳しく解説していきます。

STEP

Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリック

Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリックしてください。

STEP

設定画面にある[転送]をクリック

[歯車アイコン]をクリックすると「設定」と大きく書かれたOutlook on the webの設定画面が開きます。

その中にある[転送]をクリックしてください。

STEP

[転送を有効にする]にチェックを入れ、転送先メールアドレスを入力してから[保存]をクリック

[転送]をクリックすると「転送」と書かれたOutlook on the webの転送に関する設定画面に移動します。

その中にある[転送を有効にする]をクリックしてチェックを入れてください。

[転送を有効にする]をクリックしてチェックを入れると、「メールの転送先」が編集可能になります。
その枠の中に転送先メールアドレスを入力してください。

転送先メールアドレスを入力したら右下にある[保存]をクリックしてください。

転送したメールのコピーを保存しておきたい場合は、「転送されたメッセージのコピーを保存する」にチェックを入れてください。

これで転送設定が有効になり、これ以降メールを受信したら自動的に設定したメールアドレス宛に転送されます。

受信メールの自動転送設定で気をつけるポイント

受信メールの自動転送設定では以下の2点に気をつけてください。

転送先メールアドレスに誤りがないか

自動転送設定での転送先メールアドレスは自由に選択することができます。
そのため、誤ったメールアドレスを登録すると、転送されたメールが違う人に届き、最悪の場合は情報漏洩にも繋がります。

転送先メールアドレスに転送設定がされていないか

例として、アドレスAからアドレスBに転送設定をした場合、アドレスBにもアドレスAへの転送設定が入っているとメールが無限に転送されてしまい、メールボックスの容量がすぐにいっぱいになります。
転送先メールアドレスでは転送設定をしないことをオススメします。

不在時のメール応答設定

Web版Outlookで不在時のメール応答設定を有効にするには以下の手順で行います。

1. Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリック
2. 設定画面にある[自動応答]をクリック
3. 自動応答を有効にする
4. 自動応答するメッセージを入力して[保存]をクリック

ここからはWeb版Outlookで不在時のメール応答設定を有効にする方法を実際の画面も用いながら詳しく解説していきます。

STEP

Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリック

Outlook on the webにサインインし、右上にある[歯車アイコン]をクリックしてください。

STEP

設定画面にある[自動応答]をクリック

[歯車アイコン]をクリックすると「設定」と大きく書かれたOutlook on the webの設定画面が開きます。

その中にある[自動応答]をクリックしてください。

STEP

自動応答を有効にする

[自動応答]をクリックすると「自動応答」と書かれたOutlook on the webの自動応答に関する設定画面に移動します。

その中にある[自動応答は有効]をクリックしてトグルスイッチをオン（有効）にしてください。

自動応答の期限を予め設定したい場合は、[この期間に限り応答を送信する]にチェックを入れ、開始時間と終了時間を入力してしてください。
期間を設定しない場合は自動応答をオフ（無効）にするまで自動応答が継続されます。

STEP

自動応答するメッセージを入力して[保存]をクリック

自動応答を有効にしたら、次は自動応答のメール内容を入力してください。

自動応答（不在通知）メール文に悩んだ場合は、以下のサイトを是非参考にしてみてください。

Email Rising（イーメールライジン...

【例文有り】不在通知メールの注意点と書き方を5パターンご紹介 - Email Rising（イーメールライジング） ビジネスにおいて、不在通知メールはとても重要です。 メールのやり取りにおいて、相手からの返信が遅く、何も連絡が

入力が終わったら右下にある[保存]をクリックしてください。

これで不在時のメール応答設定は完了です。

自動応答（不在時のメール応答）を設定してもメールは受信できているので安心してください。

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