【Outlook】メール容量オーバーの原因と対処法|容量を減らして削減する手順

この記事では、Outlookで「メール容量オーバー」となったときの原因と対処法について、具体的な削減方法から便利な整理機能の活用まで幅広く解説します。

情報システム担当として、これまでに「Outlookの容量がいっぱいでメールが送受信できない」「添付ファイルが多すぎて動作が重い」といった相談を数えきれないほど受けてきました。
実際、こうしたトラブルは想像以上に根が深く、単に削除するだけでは解決しないケースも少なくありません。

私の経験上、最初に「削除済みアイテム」や「送信済みアイテム」を整理するだけで改善することもありますが、根本的に解消するにはOutlookに標準搭載されている古いアイテムの整理(自動整理)機能メールボックスの整理ツールを正しく使いこなすことが欠かせません。

この記事を読めば、Outlookのメール容量オーバーを効率的に解消し、安心して使い続けるための削減方法が分かります。ぜひ最後までご覧ください。

※この記事の解説・画像は「Microsoft 365 Outlook バージョン2507」のクラシック版を使用して作成しています。
新しいOutlookには対応していません。また今後のアップデートにより、画面表示や操作手順が異なる場合があります。お使いのOutlookのバージョン確認方法はこちらをご覧ください。

目次

Outlookでメール容量オーバーになる主な原因

Outlookの容量オーバーは、多くの場合「メールや添付ファイルが溜まっている」ことが原因です。
特に長期間削除や整理をしていないと、以下のような要因で容量を圧迫してしまいます。

  1. 添付ファイル付きメール:写真やPDFなどの大きなファイルが受信トレイや送信済みに残っている
  2. 古いメールの蓄積:数年分の送受信メールをそのまま保存している
  3. 送信済みアイテム:受信よりも送信メールの添付が容量を食うことも多い
  4. 削除済みアイテム:削除したつもりでも「削除済みフォルダー」に残っている
  5. アーカイブ未使用:古いメールを分離せず1つのデータファイルに詰め込んでいる
  6. サーバー側の容量上限:「サーバーにメッセージのコピーを置く」が有効になっている

繰り返しになりますが、Outlookのメール容量オーバーは、多くの場合「メールを溜めすぎている」ことが原因です。
まずは自分で不要なメールを削除したり、「削除済みアイテム」や「迷惑メール」フォルダーを空にするだけでも、大きな効果があります。

それでも改善しない場合は、Outlookに標準搭載されている古いアイテムの整理(自動整理)機能メールボックスの整理ツールを活用することで、効率的に容量を減らすことができます。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法

Outlookには「古いアイテムの整理(自動整理)」という機能があり、一定期間が経過したメールを自動的に削除したり、アーカイブに移動したりできます。
普段の操作では見落としがちな古いメールも、この機能を使えば定期的に整理され、容量オーバーを防ぐことが可能です。
具体的な設定手順は次のとおりです。

  1. 「ファイル」から「オプション」を開く
  2. 「詳細設定」を選び「自動整理の設定」をクリック
  3. 古いメールを削除するか、アーカイブに移動するかを設定する
  4. 最後に「OK」をクリックして設定を保存する

ここからは、Outlookの古いアイテムの整理(自動整理)ツールの使い方を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

STEP
「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く

Outlookを起動し、左上にある「ファイル」をクリックしてください。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step1:「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く
Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step1
STEP
「オプション」をクリック

「ファイル」をクリックすると、Outlookの設定画面に移動します。

左側にある「オプション」をクリックしてください。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step2:「オプション」をクリック
Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step2
STEP
「詳細設定」をクリック

「オプション」をクリックすると「Outlookのオプション」と書かれたウィンドウが開きます。

その中にある「詳細設定」をクリックしてください。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step3:「詳細設定」をクリック
Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step3
STEP
「自動整理の設定(A)」をクリック

「詳細設定」の中にある「自動整理の設定」をクリックすると、「古いアイテムの整理」画面が開きます。
ここで不要なメールや添付ファイルを整理することで、Outlookの容量を効率的に削減できます。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step4:「自動整理の設定(A)」をクリック
Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step4
STEP
古いメールを削除またはアーカイブして「OK」をクリック

古いメールを「削除」するか「指定フォルダーに移動」するかを選択できます。

不要なメールを削除するか、アーカイブで保存場所を分けることでOutlookのメールボックス容量を大幅に減らせます。
最後に「OK」をクリックして設定を保存してください。

PSTファイルやOSTファイルを使っているローカル環境(Outlookデスクトップ版)では、アーカイブはパフォーマンス改善には役立ちますが削除ほど容量削減にはなりません。

Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step5:古いメールを削除またはアーカイブして「OK」をクリック
Outlookの古いメールの整理(自動整理)ツールを使って容量を減らす方法 Step5
古いメールをどんどん自動で削除したい場合

「古いアイテムの整理」画面で、以下のように設定すると古いメールを自動で削除できます。

  • 「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」を有効にして、14日や30日など削除の頻度を指定する
  • 「自動処理開始前にメッセージを表示する」を無効にして、自動処理を優先する
  • 「期限切れメッセージを削除する」を有効にして、不要なメールを自動的に消す
  • 「古いアイテムを保存または削除する」を有効にする
  • 「古いアイテムを削除する」を選択し、「古いアイテムを移動する」のチェックは外す
  • 必要に応じて「すべてのフォルダーにこの設定を適用」を有効にする

この設定を行うことで、古い不要メールを自動的に削除でき、Outlookのメールボックス容量を効率的に減らすことができます。

古いメールをアーカイブしたい場合

古いメールを削除せず残したい場合は、アーカイブ設定に切り替えます。

  • 「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」を有効にして、整理する頻度を設定する
  • 「自動処理開始前にメッセージを表示する」を有効にして、移動前に確認する(不要なら無効でもOK)
  • 「期限切れメッセージを削除する」は無効にして、古いメールを残す
  • 「古いアイテムを保存または削除する」を有効にする
  • 「古いアイテムを移動する」を選択し、保存先フォルダーを指定する(例:アーカイブフォルダー)
  • 「古いアイテムを削除する」のチェックは外す
  • 必要に応じて「すべてのフォルダーにこの設定を適用」を有効にする

この設定を行うと、古いメールを削除せずにアーカイブフォルダーに自動的に移動でき、受信トレイをすっきり保ちながら容量を削減できます。

Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する

メールボックスの自動整理に任せるのが不安な方は、Outlookに標準搭載されている「メールボックスの整理」ツールを使って、自分で容量の大きいメールを検索して削除することもできます。

このツールを使えば、受信トレイや送信済みアイテムに残っているサイズの大きなメールだけを抽出できるため、誤って必要なメールを消すリスクを減らしつつ、効率的に容量を空けられます。

手動で確認してから削除できるので、安心して整理を進めたい方におすすめの方法です。

STEP
「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く

Outlookを起動し、左上にある「ファイル」をクリックしてください。

Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step1:「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く
Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step1
STEP
「ツール」をクリックし、メニューから「メールボックスの整理(M)」を選択

「ファイル」をクリックすると、Outlookの設定画面に移動します。

その中にある「ツール」をクリックし、メニューから「メールボックスの整理(M)」を選択してください。

Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step2:「ツール」をクリックし、メニューから「メールボックスの整理(M)」を選択
Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step2
STEP
「次のサイズより大きいアイテムを検索する」にチェックを入れ、検索するメールの容量を指定し、「検索(F)」ボタンをクリック

「メールボックスの整理(M)」を選択すると、「メールボックスの整理」と書かれたウィンドウが表示されます。

その中の「次のサイズより大きいアイテムを検索する」にチェックを入れ、検索するメールの容量を指定してください。

ここでは250KBよりも大きなメールを検索するように設定しています。
1000KBを指定すれば「1MB以上のメール」だけにも絞り込めます。

次に、「検索(F)」ボタンをクリックしてください。

Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step3:「次のサイズより大きいアイテムを検索する」にチェックを入れ、検索するメールの容量を指定し、「検索(F)」ボタンをクリック
Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step3
STEP
不要なメールを一覧から削除

「検索(F)」ボタンをクリックすると、指定してたサイズ以上のメールが一覧で表示されます。

この中から不要なメールを削除してください。

ここで削除したメールは「削除済みアイテム」に保存されます。
「削除済みアイテム」の中を空にするのも忘れないでください。

Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step4:不要なメールを一覧から削除
Outlookのメールボックス整理ツールで容量の大きなメールを検索して削除する方法 Step4

Outlookの容量削減に役立つその他の方法

メールボックスの整理ツールだけでは容量を減らしきれない場合や、自動削除に不安を感じる方もいるでしょう。

そのようなときは、Outlookに備わっているほかの機能や日常的な工夫を組み合わせることで、より安全かつ効率的に容量を削減できます。
削除済みアイテムの整理や添付ファイルの保存、迷惑メールの削除など、シンプルな操作でも効果は大きいです。
また、自分で容量の大きいメールを並べ替えて確認する方法や、キャッシュを削除して動作を軽くする方法など、状況に合わせて活用できる対策があります。

削除済みアイテムを完全に空にする

削除したメールは「削除済みアイテム」に残ったままでは容量を使い続けます。自動的に削除済みアイテムを空にして、不要なデータを削除しましょう。詳しい手順は以下の記事で解説しています。

添付ファイルを保存してからメールを削除する

大きな添付ファイルはメールボックスの容量を圧迫します。必要なファイルはパソコンやOneDriveなどに保存し、メール本体は削除すると容量削減に効果的です。

OutlookではVBAを使って「添付ファイルを自動保存する仕組み」を作ることもできます。上級者向けの方法ですが、繰り返し作業を自動化したい方は以下の記事を参考にしてください。
【Outlook】受信したメールの添付ファイルを自動保存する方法を徹底解説

迷惑メールフォルダーを整理する

迷惑メールも放置すると積み重なって容量を使います。定期的に削除して、不要なデータを溜めないようにしましょう。

キャッシュを削除する(補足的な方法)

Outlookは動作を高速化するためにキャッシュ(OSTファイルや一時ファイル)を保存しています。これが肥大化するとPCのディスク容量を圧迫したり、Outlookの動作が重くなる原因になります。

ExchangeやIMAPアカウントを利用している場合は、OSTファイルを削除して再作成すればキャッシュがリセットされ、Outlookの動作改善やPC側の空き容量回復に役立ちます。
また、添付ファイルを開いたときに作られる一時ファイルも削除しておくと効果的です。

注意点として、キャッシュ削除はサーバー上のメールボックス容量オーバー解消には直接つながりません
あくまで「Outlookの動作が重い」「PCの空き容量を増やしたい」といったケースで活用すると良い方法です。

詳しい手順は以下の記事で解説しています。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)

Outlookでメールを削除しても容量が減らない場合は、データファイル(PST)の圧縮が必要です。
PSTファイルは不要な領域を抱え込んで肥大化するため、削除したはずのメール分が反映されず「容量オーバー」が続くことがあります。

そんなときは「Outlookデータファイルの圧縮」を実行することで、実際のファイルサイズを減らし、容量不足を解消できます。

STEP
「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く

Outlookを起動し、左上にある「ファイル」をクリックしてください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step1:「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step1
STEP
「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)」を選択

「ファイル」をクリックすると、Outlookの設定画面に移動します。

その中にある「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)...」を選択してください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step2:「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)」を選択
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step2
STEP
「データファイル」タブをクリック

「アカウント設定(A)...」を選択すると、「アカウント設定」と書かれたウィンドウが開きます。

その中にある「データファイル」タブをクリックしてください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step3:「データファイル」タブをクリック
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step3
STEP
容量オーバーしているデータファイルを選択し、「設定(S)」タブをクリック

「データファイル」タブをクリックすると、Outlookで使用されているデータファイルの一覧が表示されます。

一覧から容量オーバーしている(圧縮したい)データファイルを選択し、「設定(S)」をクリックしてください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step4:容量オーバーしているデータファイルを選択し、「設定(S)」タブをクリック
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step4
STEP
「今すぐ圧縮(C)」をクリック

「設定(S)」をクリックすると、「Outlookデータファイル」と書かれたウィンドウが表示されます。

その中にある「今すぐ圧縮(C)」をクリックしてください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step5:「今すぐ圧縮(C)」をクリック
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step5
STEP
「OK」ボタンをクリック

「今すぐ圧縮(C)」をクリックすると、Outlookが指定したデータファイルの圧縮を開始します。

元の画面に戻ったら、最後に「OK」ボタンをクリックしてください。

これでデータファイル(PSTファイル)の圧縮作業は完了です。Outlookを再起動し、問題が解消しているか確認してください。

Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step6:「OK」ボタンをクリック
Outlookデータファイルを圧縮する(PSTファイル限定)方法 Step6

サーバー上のメールを削除する(POPサーバ限定)

OutlookをPOPサーバーで利用している場合、既定では「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定が有効になっていることがあります。
この状態だと、パソコンで削除してもサーバー側にメールが溜まり続け、結果としてメールボックスの容量オーバーを引き起こす原因になります。

サーバー上の古いメールを削除すれば、メール容量を大きく節約でき、新しいメールを受信できないといったトラブルの防止につながります。
ここでは、POPサーバーを利用しているときにサーバー上のメールを削除する方法を解説します。

注意

サーバー上のメールを削除すると、他のパソコンやスマホでは同じメールを再受信できなくなり、基本的に復元もできません。
POPサーバーの設定で「サーバーにメッセージのコピーを残す」を有効にしている場合は、例えば「14日間」など指定した期間だけサーバー上にメールが残ります。しかし、その日数を過ぎると自動的に削除され、戻すことはできません。
個人利用であっても、必ずバックアップを取ったうえで慎重に操作してください。
特に企業環境では、誤操作が業務全体に影響する可能性があるため、必ず情報システム部門や管理者に相談してから実施してください。

STEP
「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く

Outlookを起動し、左上にある「ファイル」をクリックしてください。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step1:「ファイル」をクリックしてOutlookのメニューを開く
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step1
STEP
「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)」を選択

「ファイル」をクリックすると、Outlookの設定画面に移動します。

その中にある「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)...」を選択してください。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step2:「アカウント設定」をクリックし、メニューから「アカウント設定(A)」を選択
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step2
STEP
対象のアカウントを選択して「変更(A)」をクリック

「アカウント設定(A)...」を選択すると、「アカウント設定」と書かれたウィンドウが開きます。

その中にある対象のアカウントを選択して、「変更(A)」をクリックしてください。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step3:対象のアカウントを選択して「変更(A)」をクリック
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step3
STEP
「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外す

「変更(A)」をクリックすると、メールアカウントの設定画面が表示されます。

その中にある「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外してください。

少しでもサーバーにメールのコピーを保存しておきたい場合は、その下の日数を「14日間」から「7日間」などに変更するのもありです。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step4:「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外す
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step4
STEP
「次へ」ボタンをクリック

「サーバーにメッセージのコピーを残す」のチェックを外したら、右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step5:「次へ」ボタンをクリック
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step5
STEP
「完了」をクリックして設定を保存

最後に「完了」をクリックして設定を保存してください。

これでOutlookに受信済みのメールがメールサーバーから削除されます。
設定が反映するまで30分程度かかる場合もあるので、少し時間をおいてから問題が解消しているか確認してください。

サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step6:「完了」をクリックして設定を保存
サーバー上にメールのコピーを残さない方法 Step6

Outlookのメール容量オーバーに関するよくある質問と答え

最後に、Outlookのメール容量オーバーに関するよくある質問と答えをまとめました。

Outlookで「メール容量がいっぱい」と表示されたらどうすればいいですか?

Outlookのメール容量がいっぱいになると、新しいメールが送受信できなくなります。
まずは不要なメールや添付ファイルを削除し、削除済みアイテムを空にしてください。その上で古いアイテムの整理機能やメールボックスの整理ツールを使えば、安全に容量を減らすことができます。

Outlookの容量オーバーの主な原因は何ですか?

多くの場合は、長年保存してきた添付ファイル付きのメールや送信済みメールが原因です。
また、削除したつもりでも削除済みフォルダーに残っていることや、アーカイブを使わずすべてを1つのデータファイルに保存していることも容量オーバーにつながります。

削除してもOutlookの容量が減らないのはなぜですか?

削除したメールは「削除済みアイテム」に残っていたり、データファイル内に空き領域として保持されていることがあります。そのため見た目は減っていなくても、PSTファイルの圧縮を行えば実際の容量が小さくなります。

古いアイテムの整理(自動整理)とは何ですか?

古いアイテムの整理は、一定期間が経過したメールを自動的に削除したり、アーカイブ用のフォルダーに移動する仕組みです。
定期的に整理を行うことで、普段気づかない古いメールを効率的に減らすことができます。

メールボックスの整理ツールとはどんな機能ですか?

メールボックスの整理ツールは、容量の大きなメールを検索して一覧表示し、不要なものだけを手動で削除できる機能です。
必要なメールを誤って消す心配が少ないため、自動整理に不安がある方に適しています。

添付ファイルだけを保存してメール本体を削除できますか?

はい、添付ファイルをパソコンやクラウドに保存してから、メール本体を削除すれば容量削減につながります。
必要なデータは残しつつ容量を減らせるので、特に写真やPDFが多い場合に有効です。

削除済みアイテムを空にしないと容量は減りませんか?

削除済みアイテムに残っている限り、その分の容量は消費され続けます。
完全に削除するには、削除済みフォルダーを手動で空にするか、自動的に削除されるように設定する必要があります。

容量オーバーでメールが送信できない場合の対処法は?

まず送信済みアイテムや大きな添付ファイル付きのメールを削除してください。
さらに削除済みアイテムを空にすれば、多くの場合すぐに送受信が回復します。

Outlookのキャッシュ削除は容量削減に役立ちますか?

キャッシュ削除はパソコン側のディスク容量を空けたり、Outlookの動作を軽くする効果があります。ただし、サーバー上のメール容量には影響しないため、根本的な解決にはなりません。

迷惑メールフォルダーも容量オーバーの原因になりますか?

はい、迷惑メールも溜まると容量を圧迫します。
特に画像付きや添付付きの迷惑メールはサイズが大きいため、定期的に削除することをおすすめします。

自動整理で削除されたメールは復元できますか?

削除済みアイテムを経由していれば戻せますが、自動で完全削除されたものは基本的に復元できません。

Outlookの容量を減らしても起動がうまくいかないときはどうすればいいですか?

容量を整理しても改善しない場合は、Outlook自体に問題がある可能性があります。
まずPCの再起動やWindows Updateを確認し、それでも直らないときはセーフモード起動やプロファイル修復などを試す必要があります。詳しい流れは以下の記事で解説していますので参考にしてください。
関連記事:【Outlook】正常に起動しない場合の逆引きガイド

PSTファイルの修復ツール(SCANPST.exe )で修復すると容量を減らせますか?

PSTファイルの修復を行っても、容量が直接減るわけではありません。
修復ツールの役割は「ファイルの壊れた部分を直して正常に読み書きできるようにすること」であり、不要なデータ領域を整理してサイズを小さくする機能はありません。容量を減らしたい場合は、PSTファイルの圧縮を行う必要があります。

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