【Outlook】仕分けルールをエクスポート/インポートする方法

Outlookの仕分けルールは、業務効率を大幅に向上させる便利な機能です。特定の条件でメールを自動振り分けしたり、分類したりするため、頻繁にメールが届く場合には欠かせません。

この仕分けルールを他のPCや同僚と共有したい場合、または新しいPCに移行する際に、ルールを一から設定し直すのは大変な手間です。そこでインポートとエクスポートが役立ちます。

特に、トラブルが発生してルールが消えてしまったときにも、バックアップしておいたエクスポートデータから復元が可能です。また、チームで同じルールを共有することで、業務の標準化が進みます。

手間をかけずに効率化を図れるこの機能は、仕事でOutlookを使う多くの方にとって非常に有用です。

この記事では、仕分けルールをエクスポートして他のデバイスで使えるようにする方法から、インポート時の注意点やトラブル対策まで、実用的なポイントを実際の画面を使いながらわかりやすく解説します。

Outlookの仕分けルールのエクスポートとインポートは複雑そうに感じられますが、操作方法さえわかってしまえば５分で終わります。
新しいパソコンで新たに仕分けルールを登録するよりも遥かに簡単なので是非マスターしてください。

エクスポート・インポートの前に準備すべきこと

Outlookの仕分けルールをエクスポート・インポートする前には、いくつかの準備を行うことで成功率が上がります。以下のポイントを確認し、スムーズなエクスポート・インポートを実現しましょう。

現在のPCで仕分けルールが正しく動作しているか確認

まず、エクスポートする仕分けルールが現在のPCで正しく機能しているか確認することが重要です。
もしルールが誤設定されていると、エクスポート後のインポート先でも同じ設定エラーが引き継がれ、意図した通りのメール仕分けができません。
ルール設定に問題がないか、適切にメールが分類されているかを確認してください。

例えば、特定のフォルダに振り分けるルールを設定した場合、そのルールが想定通りに動作しているかテストしておくと良いでしょう。
問題がある場合は、ここでルールを修正し、エクスポート前に万全の状態に整えておきます。

フォルダ構成の確認と記録

仕分けルールでは、指定したフォルダに自動的にメールを振り分けます。
インポートする際には、Outlook上のフォルダ名がインポート元の設定と一致していないとエラーが発生します。
このため、エクスポート前に振り分け先のフォルダ構成を確認し、記録しておくことが必須です。

フォルダ構成をメモする際には、スクリーンショットを保存するか、フォルダ名をリスト化すると管理しやすくなります。
特に複数のルールをエクスポートする場合、インポート後にエラーが発生しやすくなるため、どのルールがどのフォルダに紐づいているかを把握しておくことが役立ちます。

バックアップ用のデータ保存場所の確保

エクスポートした仕分けルールファイルを安全に保管するため、USBメモリやクラウドストレージを用意しましょう。エクスポートしたファイルは「.rwz」形式で保存され、Outlookでのみ読み込める専用形式のファイルです。
万が一ファイルが失われたり破損したりすると、設定の引き継ぎが不可能になるため、複数の保存先を準備することが望ましいです。

Googleドライブ やOneDrive などのクラウドストレージは、異なるデバイス間で簡単にファイルを共有できるため、データ移行の際には特に便利です。
USBメモリも、外部ストレージとして物理的にファイルを保管しておけるため、安全性の観点からも効果的です。

大切な設定情報なので、データが消えないようなバックアップ方法を選びましょう。

仕分けルールのエクスポート手順

準備が整ったら、Outlookの仕分けルールを以下の手順でエクスポートしてください。

STEP

Outlookを起動し、左上の[ファイル]をクリック

まずはOutlookを起動し、左上の[ファイル]をクリックしてください。

STEP

[仕分けルールと通知の管理]をクリック

[ファイル]をクリックすると、「アカウント情報」と大きく書かれた、Outlookのホーム画面が開きます。

その中にある[仕分けルールと通知の管理]をクリックしてください。

STEP

[オプション(O)]をクリック

[仕分けルールと通知の管理]をクリックすると、「仕分けルールと通知」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

その中にある[オプション(O)]をクリックしてください。

エクスポートするには、「仕分けルール（標準順に適用されます）」と書かれている部分に１つ以上の仕分けルールが表示されている必要があります。

STEP

[仕分けルールをエクスポート(E)]をクリック

[オプション(O)]をクリックすると、「オプション」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

その中にある[仕分けルールをエクスポート(E)]をクリックしてください。

STEP

保存先のフォルダを選択して[開く(O)]をクリック

[仕分けルールをエクスポート(E)]をクリックすると、エクスポート先のフォルダを選択するウィンドウが立ち上がります。

保存先のフォルダを選択して、右下にある[開く(O)]をクリックしてください。

STEP

ファイル名を決め、[保存(S)]をクリック

[開く(O)]をクリックすると、選択したフォルダが開かれます。

最後にファイル名を決め、右下にある[保存(S)]をクリックしてください。

ファイル名を変更する場合、末尾の.rwzは変更しないでください。

STEP

.rwz形式のファイルが指定したフォルダに保存されていることを確認する

[保存(S)]をクリックすると、指定したフォルダに拡張子が.rwzのファイルが保存されます。

ファイルの拡張子は、ファイル名の末尾にある「.（ドット）」に続く3～4文字の部分で、ファイルの種類を識別するためのものです。たとえば、「.jpg」は画像ファイル、「.pdf」はPDFファイル、「.docx」はWord文書を示します。
Windowsの初期設定では、拡張子が非表示になっているため、拡張子を確認したい場合はファイルの拡張子を表示する 必要があります。

これで仕分けルールのエクスポートは完了です。

仕分けルールのインポート手順

次は、エクスポートしたOutlookの仕分けルールをインポートする手順です。

エクスポートした仕分けルールのファイル（.rwzファイル）を、Googleドライブ やOneDrive などのクラウドストレージまたはUSBメモリなどを使用して、新しいパソコンのローカルドライブ内に移動させておいてください。

STEP

Outlookを起動し、左上の[ファイル]をクリック

まずはOutlookを起動し、左上の[ファイル]をクリックしてください。

STEP

[仕分けルールと通知の管理]をクリック

[ファイル]をクリックすると、「アカウント情報」と大きく書かれた、Outlookのホーム画面が開きます。

その中にある[仕分けルールと通知の管理]をクリックしてください。

STEP

[オプション(O)]をクリック

[仕分けルールと通知の管理]をクリックすると、「仕分けルールと通知」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

その中にある[オプション(O)]をクリックしてください。

STEP

[仕分けルールをインポート(I)]をクリック

[オプション(O)]をクリックすると、「オプション」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

その中にある[仕分けルールをインポート(I)]をクリックしてください。

STEP

インポートしたい仕分けルールのファイル（.rwz形式）を選択し、[開く(O)]をクリック

[仕分けルールをインポート(I)]をクリックすると、インポートするファイルを選択する画面が表示されます。

インポートしたい仕分けルールのファイル（.rwz形式）を選択し、右下にある[開く(O)]をクリックしてください。

STEP

仕分けルールが正しくインポートされたことを確認する

[開く(O)]をクリックすると、仕分けルールがインポートされ、Outlookに追加されます。

これで仕分けルールのインポートは完了です。

エクスポート・インポート時の注意点とエラー対策

エクスポート・インポートの際に、仕分けルールに関連するフォルダ名がインポート先と一致していないとエラーが発生します。

例：営業チームが毎日受け取る「見積依頼メール」を「見積依頼」というフォルダに自動で振り分ける仕分けルールを設定しているとします。
・エクスポート元のPCでは、このルールで「見積依頼」という名前のフォルダにメールが振り分けられるようになっています。
・新しいPCにこの仕分けルールをインポートしたとき、Outlookに「見積依頼」というフォルダがまだ存在していない場合、エラーが発生します。これは、仕分けルールがメールを振り分けるべきフォルダが見つからないためです。

この場合、エクスポート時に使用したフォルダ名をメモしておき、インポート先で同じフォルダ名を持つフォルダをあらかじめ作成してください。

また、エクスポートファイルが破損している場合、エクスポート・インポート操作が失敗します。
この場合は、再度エクスポートして、正しく保存されているか確認することが重要です。

エクスポートファイルが無効にならないよう、ファイル名を変更しないようにするのもポイントです。

Outlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法に関するよくある質問と答え

Outlookの仕分けルールをエクスポート/インポートする方法に関するよくある質問と答えをまとめました。

仕分けルールをエクスポートしたファイルの形式は何ですか？

Outlookでは、仕分けルールは「.rwz」という専用形式でエクスポートされます。

エクスポートした仕分けルールファイルを他のメールソフトで使用できますか？

いいえ、「.rwz」形式はOutlook専用のファイル形式なので、他のメールソフトでは利用できません。

エクスポートしたルールをインポートすると既存のルールはどうなりますか？

インポートしたルールは、既存のルールに追加され、上書きされることはありません。重複したルールがある場合は、後から手動で整理することをお勧めします。

インポート時に「振り分け先のフォルダが見つかりません」とエラーが出ました。どうすればいいですか？

インポート先に、仕分け先として指定したフォルダがない場合にこのエラーが発生します。インポートする前に、Outlook上でエクスポート元と同じフォルダを作成してください。

エクスポートしたファイルの内容を編集することはできますか？

いいえ、エクスポートした「.rwz」ファイルはOutlook専用の形式で、他のアプリでは編集できません。

古いバージョンのOutlookから新しいバージョンにインポートできますか？

はい、Outlookの異なるバージョン間で互換性があるため、バージョンが異なってもインポート可能です。

会社で複数人が同じルールを使うためにインポートしても良いですか？

はい、エクスポートした「.rwz」ファイルを共有し、インポートすることで複数のPCで同じルールを設定できます。

インポートしたルールの一部が正しく動作しないのですが、どうすればよいですか？

インポート先のOutlookで、指定されたフォルダが存在しているか確認してください。エクスポート元と同じフォルダ構成が必要です。

エクスポート時に特定のルールだけを省略することはできますか？

いいえ、エクスポート時にはすべてのルールが保存されます。不要なルールは、後からOutlook上で削除してください。

エクスポートしたファイルのファイル名を変えても大丈夫ですか？

はい、ファイル名を変えても大丈夫ですが、拡張子の「.rwz」は変更しないでください。

インポート後にルールがすぐに反映されません。どうすればいいですか？

通常はすぐに反映されますが、反映しない場合はOutlookを再起動すると確実に反映されます。

仕分けルールのファイルはインポートすると消えてしまいますか？

いいえ、インポートしてもファイルはそのまま残るため、複数のパソコンにインポートすることが可能です。

仕分けルールのエクスポートにはどれくらい時間がかかりますか？

エクスポート自体は数秒で終わります。

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