【Outlook】メールテンプレートの作成方法と呼び出し方

この記事では、Outlookでメールテンプレート（.oft形式）を作成する手順から、作成済みテンプレートを活用してメールを素早く送信する方法までを、実際の画面を使いながらわかりやすく解説します。

「毎回同じ内容のメールをゼロから入力するのが面倒…」と感じたことはありませんか？

Outlookでは、定型文のメールをテンプレートとして保存しておくことで、毎回の作成時間を大幅に短縮できます。
送信ミスの防止にもつながるため、業務効率化に役立ちます。

これから、テンプレートの作り方と使い方を順に見ていきましょう。

メールテンプレートの作成方法

Outlookでは以下の手順で簡単にメールテンプレートを作成することができます。

1. 新規メールを作成し、本文・件名・宛先などをテンプレートとして使いたい形に整える
2. 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択
3. 「ファイルの種類」で「Outlookテンプレート（*.oft)」を選択
4. わかりやすい名前を付けて「保存(S)」ボタンをクリック

ここからは、Outlookでメールテンプレートを作成する方法を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

ファイルの拡張子は、ファイル名の末尾にある「.（ドット）」に続く3～4文字の部分で、ファイルの種類を識別するためのものです。たとえば、「.jpg」は画像ファイル、「.pdf」はPDFファイル、「.docx」はWord文書を示します。
Windowsの初期設定では、拡張子が非表示になっているため、拡張子を確認したい場合はファイルの拡張子を表示する 必要があります。

作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法

ここからは、Outlookで保存したメールテンプレート（*.oft）を呼び出してメールを送信する手順を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法は次の2通りがあります。
用途に応じて使い分けてください。

方法1: フォームの選択を使用する方法
Outlookの「フォームの選択」機能を使うと、保存場所がデフォルトのテンプレートフォルダでも簡単に呼び出すことができます。

方法2: テンプレートファイルを直接開く方法
テンプレートファイル（*.oft）を保存した場所から直接開くことで、すばやくメールを作成できます。

フォームの選択を使用してテンプレートを開く方法

まずは、Outlookの「フォームの選択」機能から、テンプレートファイルを呼び出す方法をご紹介します。

Outlookで保存したテンプレートファイルを「フォームの選択」機能を使って呼び出す方法は簡単です。

1. 「ホーム」タブの[新しいアイテム]をクリック
2. 「その他のアイテム」を選び、その中の「フォームの選択」をクリック
3. 開きたいテンプレートを選択し、「開く」をクリック

これでテンプレートが新規メールとして開くので、宛先や内容を必要に応じて編集し、「送信」をクリックするだけで完了です。

注意点として、テンプレートはデフォルトで%AppData%\Microsoft\Templatesに保存されます。
このフォルダ以外にテンプレートファイル（*.oft）を保存した場合、「フォームの選択」機能では表示されないことがあります。
その場合はテンプレートファイルを直接開く方法 を検討してください。

ここからは、フォームの選択を使用してテンプレートを開く方法を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

テンプレートファイルを直接開く方法

次に、Outlookのテンプレートファイルを直接開く方法です。

保存したメールテンプレート（*.oft）をエクスプローラーから直接開くことで、簡単に新しいメールを作成できます。
テンプレートをその都度呼び出しするのがめんどくさい場合は、この手順がオススメです。

その他、Outlookにメールテンプレート（*.oft）をドラッグアンドドロップする方法もあります。
詳しくはMicrosoft公式サポートページ をご覧ください。

テンプレートを編集する方法

保存したOutlookのメールテンプレート（*.oft）は、必要に応じて編集して再利用することができます。

1. テンプレートをOutlookで開く
   「フォームの選択」機能またはテンプレートファイルを直接開いてください。
2. 内容を編集する
   テンプレートの本文、件名、宛先（To、CC、BCC）、添付ファイル、フォーマットなど、必要な部分を編集します。
3. 再保存する
   編集が完了したら、画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。次に「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」のままにして保存します。

Outlookのテンプレート（*.oft）は、固定された雛形ファイルとして保存されており、新しいメールを作成するためのコピーが開かれる仕組みです。
そのため、テンプレートを呼び出して編集し、送信しても、元のテンプレートファイルは変更されません。
必ず、テンプレートとして再保存する必要があります。

Outlookのメールテンプレートの作成・呼び出し・編集方法に関するよくある質問と答え

Outlookのメールテンプレート（*.oft）に関して、作成から利用、編集に至るまでのよくある質問とその答えを以下にまとめました。

メールテンプレートを作成するにはどうすればいいですか？

新規メールを作成し、定型文やフォーマットを入力した後、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」に設定して保存します。

メールテンプレートにはどのような内容を保存できますか？

件名、本文、宛先（To、CC、BCC）、フォーマット設定、添付ファイル、署名などを保存できます。

メールテンプレートの保存場所はどこですか？

デフォルトでは、%AppData%\Microsoft\Templates に保存されます。保存時にデスクトップやカスタムフォルダを指定することも可能です。

作成したメールテンプレートを編集するにはどうすればいいですか？

テンプレートを開いて内容を編集し、再度「名前を付けて保存」で上書き保存します。
元のテンプレートを保持したい場合は別名で保存してください。保存時にファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」に設定することを忘れないでください。

メールテンプレートを送信するだけでは内容が上書きされますか？

いいえ、送信するだけではテンプレート自体には変更が加わりません。
テンプレートを編集して反映させたい場合は、「名前を付けて保存」で再保存する必要があります。

メールテンプレートを複製して新しい用途で使うには？

保存したテンプレートを開き、内容を編集後に「名前を付けて保存」で別名を付けて保存します。

メールテンプレートを利用する際に宛先や件名を変更できますか？

はい、テンプレートを開いた後に自由に変更できます。変更しても元のテンプレートには影響しません。

メールテンプレートを編集して保存する際の注意点は？

デフォルトの保存場所から変更すると、「フォームの選択」機能でテンプレートが表示されなくなる場合があります。保存場所を統一するのがおすすめです。

メールテンプレートを他のパソコンと共有する方法は？

テンプレートファイル（*.oft）をメールや共有フォルダで送信すると、他のユーザーも利用できます。
ネットワークドライブなどに保存しても問題ありません。

メールテンプレートに添付ファイルを含めることはできますか？

はい、添付ファイルを追加してからテンプレートを保存すれば、呼び出した際に添付ファイルも含まれます。

メールテンプレートに自動署名を含めないようにするには？

テンプレート作成時に一時的に自動署名を無効にしてから保存すると、署名が含まれません。

メールテンプレートのショートカットを作成して簡単にアクセスする方法は？

テンプレートファイルを右クリックし、「ショートカットの作成」を選び、デスクトップや作業フォルダに配置します。

メールテンプレートのファイル名を変更しても使えますか？

はい、テンプレートファイルの名前を変更しても機能に影響はありません。ただし、拡張子（*.oft）は変更しないようにしてください。

メールテンプレートが開けない場合の対処法は？

拡張子（*.oft）が変更されているか、テンプレートファイルが破損している可能性があります。
新しいテンプレートを作成するか、他の保存場所にテンプレートがあるか確認してください。

メールテンプレートはHTML形式のみですか？

OutlookのメールテンプレートはHTML形式でもテキスト形式でも作成できます。

Outlook(new)を使っているのですが、テンプレートの作成方法は同じですか？

新しいOutlookを使っている場合はテンプレートの作成方法が異なり、「新規メール」→「挿入」→「マイテンプレート」から作成します。
詳しくはMicrosoft公式サイト をご覧ください。

Outlookでは送信済みメールを再送信することはできますか？

はい、Outlookでは送信済みのメールを簡単に編集して再送信することができます。
詳しい操作方法は「Outlookで送信済みメールを再送信する方法｜デスクトップ版・Web版対応 」でご確認ください。