【Outlook】メールや予定表をバックアップする方法 - PSTファイルのエクスポート手順

この記事では、Outlookのメールと予定表をバックアップする方法を画像付きで解説します。

情シスとして企業PCのサポートをしていると、PC入れ替えや故障時のデータ移行でOutlookのバックアップを頻繁に実施します。バックアップがないとメールや予定表のデータが失われ、業務に大きな支障をきたす可能性があります。

Outlookのバックアップが初めての方は、まず「Outlookのバックアップとは - PSTファイルの基礎知識」を読んでから作業を始めることをおすすめします。

企業PCの場合は、バックアップ作業の前にシステム管理者に確認してください。企業によっては、バックアップの保存先やデータの持ち出しに関するポリシーがある場合があります。

Outlookのデータファイル（PST）をバックアップする方法

Outlookのデータをバックアップする方法は、エクスポート機能を使う方法とPSTファイルを直接コピーする方法の2通りあります。

初心者の方にはOutlookの標準機能でのエクスポート、慣れた方や情シスの方にはエクスプローラーから直接PSTファイルをコピーする方法がおすすめです。

Outlookの標準機能でPSTファイルをエクスポートする方法

Outlookの標準機能を使ってPSTファイルをエクスポートする方法を解説します。

この方法はOutlookの公式機能を使用するため初心者の方でも安心して実行できます。また、バックアップファイル(.pst)に専用のパスワードを設定できるため、万が一ファイルが流出しても中身を見られる心配がなく、セキュリティ面でも優れています。

エクスプローラーから直接PSTファイルをコピーする方法

エクスポート機能を使わず、エクスプローラーから直接PSTファイルをコピーしてバックアップする方法を解説します。

この方法はエクスポート機能よりも高速で、複数アカウント分を一度にコピーできるメリットがあります。情シスの現場でよく使われる方法です。

PSTファイルは通常「C:\Users\(ユーザー名)\Documents\Outlook ファイル」または「C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Local\Microsoft\Outlook」に保存されていますが、ここでは確実にPSTファイルの場所を見つける方法から解説します。

必ずOutlookを完全に終了した状態で実施してください。
Outlookを起動したままPSTファイルをコピーすると、ファイルがロックされていてコピーに失敗するか、PSTファイル自体が破損する可能性があります。タスクマネージャーを開いてOUTLOOK.EXEプロセスが残っていないか確認することをおすすめします。
よくわからない場合は、PCを再起動した直後に、Outlookを一度も開かずにコピー作業をすれば確実です

Outlookのバックアップとは - PSTファイルの基礎知識

Outlookのバックアップを実行する前に、PSTファイルの基礎知識と事前準備について理解しておきましょう。

ここでは、PSTファイルとは何か、どのようなデータがバックアップできるのか、バックアップ前に準備しておくべきことを解説します。

PSTファイルとは何か

PSTファイルとは、Personal Storage Table（個人用ストレージテーブル）の略で、Outlookのメール、予定表、連絡先、タスクなどのデータを1つのファイルにまとめて保存するためのファイル形式です。

拡張子は「.pst」で、Windows版Outlookで使用されます。

情シスとして企業PCのサポートをしていると、PC入れ替えや故障時のデータ移行でPSTファイルのエクスポート・インポートを頻繁に実施します。

バックアップできるデータの種類

PSTファイルには以下のようなデータが保存されます。

• メール（受信トレイ、送信済みアイテム、下書き、削除済みアイテムなど）
• 予定表（スケジュール、会議招待）
• 連絡先（アドレス帳）
• タスク（ToDoリスト）
• メモ

PSTファイルには署名や仕訳ルール、アカウント設定は含まれません。これらは別途バックアップや設定の記録が必要です。

バックアップの事前準備

Outlookのデータをバックアップする前に、以下の準備をしておくとスムーズに作業できます。

特に、保存先の空き容量不足やPSTファイル自体のエラーがあると、バックアップに失敗したり、バックアップファイルが破損する可能性があります。

保存先の確認

バックアップファイル（PSTファイル）の保存先を事前に決めておきましょう。

• 外付けHDD（大容量で安全性が高い、推奨）
• USBメモリ（持ち運びに便利、容量に注意）
• ネットワークドライブ（企業の共有フォルダなど）
• デスクトップ（一時保存先として）

Cドライブ（ローカルディスク）に保存すると、PC故障時にバックアップも失われる可能性があります。外付けHDDやUSBメモリなど、PC本体とは別の場所に保存することを強く推奨します。

空き容量の確認

保存先に十分な空き容量があるか確認してください。

PSTファイルのサイズはOutlookのメールボックスのサイズとほぼ同じになります。メールボックスが5GBであれば、PSTファイルも約5GBになります。

Outlookのメールボックスのサイズは、「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」→「データファイル」タブで確認できます。

外付けHDDやUSBメモリに十分な空き容量がない場合は、不要なファイルを削除してください。Cドライブ（ローカルディスク）の空き容量が不足している場合は、「ディスクの空き容量をWindows標準機能でガッツリ増やす方法10選」を参考に空き容量を確保してください。

作業時間の確保

バックアップにかかる時間は、メールボックスのサイズによって異なります。

• 1GB未満：5〜10分程度
• 1〜5GB：10〜30分程度
• 5GB以上：30分〜数時間

バックアップ（エクスポート）中もOutlookは使用できますが、動作が遅くなる場合があります。

メールボックスの容量が大きすぎる場合は、「【Outlook】メール容量オーバーの原因と対処法｜容量を減らして削減する手順」を参考に、不要なメールや添付ファイルを削除してから バックアップすることをおすすめします。

PSTファイルのエラーチェック（推奨）

バックアップを実行する前に、受信トレイ修復ツール（SCANPST.EXE）でPSTファイルのエラーをチェックしておくことを強く推奨します。

エラーがあるままバックアップすると、バックアップしたPSTファイルが破損している可能性があり、いざという時に復元できない危険性があります。

受信トレイ修復ツールの詳しい使い方は「【Outlook】受信トレイ修復ツールを使用してデータファイルのエラーを修復する方法」で解説しています。時間に余裕がある場合は、バックアップ前に必ず実行してください。

Outlookでメールや予定表をバックアップする方法に関するよくある質問と答え

Outlookでメールや予定表をバックアップする方法に関するよくある質問と答えをまとめました。

Outlookのメールや予定表をバックアップするのにかかる時間はどれくらいですか？

メールボックスのサイズによって異なります。1GB未満なら5〜10分程度、1〜5GBなら10〜30分程度、5GB以上なら30分から数時間かかります。

バックアップ中もOutlookは使えますか？

はい、エクスポート機能を使ったバックアップ中もOutlookは使用できます。ただし、動作が遅くなる場合があります。

エクスプローラーから直接PSTファイルをコピーする場合は、必ずOutlookを完全に終了してください。

PSTファイルとは何ですか？

PSTファイルは、Personal Storage Table（個人用ストレージテーブル）の略で、Outlookのメール、予定表、連絡先、タスクなどのデータを1つのファイルにまとめて保存するファイル形式です。拡張子は「.pst」です。

パスワードは設定すべきですか？

Outlookのエクスポート機能を使う場合、パスワード設定は必須です。

外付けHDDやUSBメモリに保存する場合は紛失や盗難時のセキュリティ対策になります。ただし、パスワードを忘れるとデータを復元できなくなるため注意してください。

Outlookのデータは定期的にバックアップすべきですか？

はい、定期的なバックアップをおすすめします。重要なメールが多い場合は月に1回、一般的な利用なら3か月に1回程度が目安です。

PC入れ替えや故障に備えて、最低でも年に1回はバックアップを取ることをおすすめします。

仕訳ルールもバックアップされますか？

いいえ、PSTファイルには仕訳ルールは含まれません。別途バックアップが必要です。

仕訳ルールのエクスポート方法は「【Outlook】仕訳ルールのエクスポート・インポート方法」で解説しています。

OutlookのバックアップデータをOneDriveに保存できますか？

はい、OneDrive上のフォルダをエクスポート先に指定できます。ただし、OneDriveに十分な空き容量があるか確認してください。また、OneDriveの同期が完了するまで時間がかかる場合があります。

バックアップしたPSTファイルが破損していないか確認する方法はありますか？

はい、受信トレイ修復ツール（SCANPST.EXE）を使ってPSTファイルのエラーをチェックできます。

受信トレイ修復ツールの使い方については「【Outlook】受信トレイ修復ツールを使用してデータファイルのエラーを修復する方法」で詳しく解説しています。

エクスポートに失敗した場合はどうすればいいですか？

まず保存先の空き容量を確認してください。空き容量が不足している場合は「ディスクの空き容量をWindows標準機能でガッツリ増やす方法」を参考に空き容量を確保してください。

それでも失敗する場合は受信トレイ修復ツールでデータファイルのエラーをチェックしてください。

直接コピーする場合、Outlookを終了しないとどうなりますか？

Outlookが起動中はPSTファイルが使用中のため、コピーできないかコピーしても破損する可能性があります。必ずOutlookを完全に終了してください。

タスクマネージャーを開いてOUTLOOK.EXEプロセスが残っていないか確認することをおすすめします。

Outlook on the web（ブラウザ版）のデータもバックアップできますか？

Outlook on the webのデータは、デスクトップ版Outlookで同期されていれば、デスクトップ版のバックアップに含まれます。ブラウザ版単独でのバックアップはできません。

Outlookに追加したマクロ（VBA）もバックアップされますか？

いいえ、PSTファイルにはマクロ（VBAコード）は含まれません。Outlookのマクロは「VbaProject.OTM」という別ファイルに保存されています。

マクロもバックアップしたい場合は「C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\VbaProject.OTM」ファイルを別途コピーして保存してください。