【Outlook】オートコンプリートを無効にする方法

Outlookのオートコンプリート機能は、メール送信先入力時に以前使用したアドレスを自動的に宛先やCC、BCCに候補として表示してくれる便利な機能です。

しかし、アドレスが入力途中で補完されてしまうため、場合によっては誤送信のリスクを伴うことがあり、特に機密情報を取り扱う業務では大きな問題になることがあります。
そのため、オートコンプリートを無効にすることが推奨される場合があります。

この記事では、Outlookのオートコンプリート機能を無効にし、これまでのオートコンプリートの履歴も削除する方法について、実際の画面をもちいながらわかりやすく解説していきます。

オートコンプリート機能とは

Outlookのオートコンプリート機能は、メールの宛先やCC、BCC欄にアドレスを入力する際、過去に使用したアドレスを自動的に候補として表示する機能です。
これは、時間を節約し、メールアドレスの入力ミスを防ぐための便利な機能です。

この機能は、Microsoft Outlook 2002 (Office XP) から搭載されており、それ以降のすべてのバージョンで利用可能です。
Outlookはこの機能を活用して、過去に送信したアドレスを記憶し、次回以降に同じアドレスを使う際に素早く候補として表示してくれるようになっています。

しかし、似た名前の宛先が表示されることで、誤って別の相手にメールを送信してしまう可能性もあります。
たとえば、社内の「田中さん」に送信するつもりが、取引先の「田中さん」に誤って送信してしまうケースなどです。
こうした誤送信を防ぐため、オートコンプリート機能を無効にすることが一部の企業で推奨されています。

Windows版Outlookでオートコンプリートを無効にする方法

Windows版のOutlookでは、以下の手順でオートコンプリート機能を無効にし、これまでのオートコンプリートの履歴も削除することができます。

1. Outlookを起動し、左上にある[ファイル]をクリック
2. [オプション]をクリックしてOutlookのオプションウィンドウを開く
3. 左側の[メール]をクリック
4. 「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外す
5. [オートコンプリートのリストを空にする]をクリックし、確認メッセージで[はい]をクリック
6. Outlookのオプションウィンドウの右下にある[OK]をクリックして設定を保存

ここからは、実際の画面ももちいながら、Windows版Outlookでオートコンプリートを無効にする方法をわかりやすく解説していきます。

特定のアドレスをオートコンプリートから非表示にする方法

Outlookのオートコンプリートリストを手動で編集したり、不要な候補を削除することが可能です。
具体的には、送信先の入力時にリストに表示された不要なアドレスの右側にある「×」をクリックして削除できます。

定期的に不要なメールアドレスをオートコンプリートから非表示にすることでOutlookが使いやすくなります。

リスト全体を一括でリセットしたい場合は、オートコンプリートリストを空に してください。

Mac版のOutlookではオートコンプリート機能を無効にする設定は無い

残念ながら、Mac版のOutlookではオートコンプリート機能を無効にする設定は提供されていません。
そのため、Macユーザーは、メールアドレスを最後まで手動で入力するか、表示された候補を個別に削除する必要があります。

候補を削除する方法としては、表示されたアドレスリストの右側にある「X」ボタンをクリックして削除する方法があります。
この操作を繰り返し行うことで、オートコンプリートの件数を減らし、誤送信のリスクを軽減することが可能です。

オートコンプリートを無効にした方が良い理由

Outlookのオートコンプリート機能を無効にすることで、以下のようなメリットがあると考えられます。

誤送信のリスク軽減
類似した名前やアドレスを持つ宛先に誤ってメールを送信してしまうケースを防ぐことができます。
特に業務でOutlookを使っている場合は、オートコンプリート機能によって重要な情報が誤って外部に流出するリスクがあります。
そのため、オートコンプリートを無効にすることで安全性が向上します。

プライバシー保護
オートコンプリート機能は過去の入力履歴を基に候補を表示しますが、この履歴が他人に見られることでプライバシーが侵害される可能性があります。
特に公共の場や共有のパソコンで作業をしている場合には、オートコンプリート機能を無効化することで過去に送信したメールアドレスが第三者に悪用されることなくプライバシーを守ることができます。

正確性の向上
オートコンプリートを無効にすることで、送信先のアドレスを毎回手動で入力することになります。
これにより、アドレスの正確性を確認する機会が増え、ミスを減らすことができます。

業務の効率化
オートコンプリートを無効にすることで、一見すると手動でアドレスを入力する手間が増えるように感じられるかもしれません。
しかし、実際には、メール送信前にアドレスを慎重に確認する習慣がつくため、誤送信を防ぐことができます。
誤送信を防ぐことによって、後から修正や訂正のために時間を割く必要がなくなり、結果的に業務効率が向上します。

Outlookのオートコンプリートに関するよくある質問

オートコンプリート機能を無効にすると不便になりませんか？

確かに手動でメールアドレスを入力する必要があり少し手間がかかりますが、誤送信を防止するために重要な対策となります。特に機密情報や取引先とのメール送信が多い場合は、この手間が安全性につながります。

Web版Outlookではオートコンプリートを無効にする機能がありますか？

残念ながら、Web版Outlookではオートコンプリートを無効にする設定は提供されていません。Windows版のデスクトップアプリでのみ利用可能です。

オートコンプリート機能を再び有効にすることはできますか？

はい、いつでも「オプション」設定から再びオートコンプリート機能を有効にすることが可能です。設定の変更は簡単に行えます。

オートコンプリートはすべてのOutlookバージョンで無効にできますか？

Windows版のOutlookではオートコンプリートを無効にする設定がありますが、Mac版では手動で個別の候補を削除する しかありません。

一部のアドレスだけオートコンプリートに残しておくことはできますか？

一度オートコンプリートリストをリセットする場合、特定のアドレスのみを残すことはできません。

オートコンプリートが無効でもアドレス帳は使えますか？

はい、オートコンプリートを無効にしても、アドレス帳から連絡先を選択してメールを送信することは可能です。

オートコンプリートリストを空にするとアドレス帳の連絡先は削除されますか？

オートコンプリートリストをクリアしても、アドレス帳の連絡先は削除されません。

他のデバイスでもオートコンプリートは共有されますか？

オートコンプリートリストはデバイスごとに保存されるため、他のデバイスでは共有されません。

オートコンプリートリストの最大容量はありますか？

utlookのオートコンプリートリストには最大1000件のエントリが保存されます。それ以上は古いものから削除されます。

グループアドレスをオートコンプリートリストに追加することはできますか？

グループアドレスも他のアドレスと同様にオートコンプリートリストに保存されます。

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