【Outlook】メールテンプレートの作成方法と呼び出し方

「毎回同じ内容のメールをゼロから作成するのは面倒…」と思ったことはありませんか？
Outlookには、よく使うメールの内容をテンプレートとして保存し、効率的にメールを作成・送信する機能があります。

この記事では、メールテンプレートの作成方法から、作成したテンプレートを活用してメールを送信する方法、さらにテンプレートファイルを直接開いて素早く送信する方法まで、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

Outlookには送信ボックスから直接「再送信」する機能が無いため、テンプレートを活用してメールを送信する方法を覚えておくと便利です。

メールテンプレートの作成方法

まずは、Outlookでメールテンプレートを作成する方法から解説していきます。

Outlookでメールテンプレート（.oft）を作成するには、まず新規メールを作成してテンプレートにしたい内容を入力します。
次に画面左上の「ファイル」メニューを開き、「名前を付けて保存」を選択します。
最後に、保存するファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」に設定し、任意の名前を付けて保存します。

ここからは、Outlookでメールテンプレートを作成する方法を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

ファイルの拡張子は、ファイル名の末尾にある「.（ドット）」に続く3～4文字の部分で、ファイルの種類を識別するためのものです。たとえば、「.jpg」は画像ファイル、「.pdf」はPDFファイル、「.docx」はWord文書を示します。
Windowsの初期設定では、拡張子が非表示になっているため、拡張子を確認したい場合はファイルの拡張子を表示する 必要があります。

STEP

新規メールを作成し、定型文やフォーマットを入力

新規メールを作成し、定型文やフォーマットを入力してください。

テンプレートに保存できる項目

Outlookのメールテンプレートには以下の項目を保存できます。

1. 件名や、メールの本文
   メールの件名、定型文やフォーマット済みテキスト（箇条書き、表、リンク、画像など）
2. 宛先（To）、CC、BCC
   予めテンプレートに保存しておくことで再入力の手間が省けます。
3. 署名
   署名を設定 している場合、署名もテンプレートに含まれます。
4. 添付ファイル
   添付したいファイルを事前に追加しておくと、テンプレートを開いた際に自動で挿入されます。
5. フォーマット設定
   フォント、文字色、段落スタイル、背景色などのデザイン要素も保存されます。

STEP

[ファイル]をクリック

定型文やフォーマットを入力したら、次は左上の[ファイル]をクリックしてください。

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[名前を付けて保存]をクリック

次に、左側にある[名前を付けて保存]をクリックしてください。

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「ファイルの種類」で[Outlookテンプレート（*.oft）]を選択し、任意の名前を付けて[保存(S)]をクリック

[名前を付けて保存]をクリックすると、「ファイル名を付けて保存」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

「ファイルの種類」で[Outlookテンプレート（*.oft）]を選択し、任意の名前を付けて[保存(S)]をクリックしてください。

・テンプレートを保存する際には、今後使用する際にすぐに区別できるよう、わかりやすく具体的な名前を付けることをオススメします。
・Outlookのテンプレートは、デフォルトで%AppData%\Microsoft\Templatesに保存されます。
ただし、このフォルダは少しアクセスしづらい場所にあるため、頻繁に使うテンプレートはデスクトップなどに保存すると便利です。
テンプレートは、保存したファイルをダブルクリックすることで直接開き、メールを作成・送信することが可能です。
作業効率を上げるためにも、保存場所とファイル名を工夫しましょう！

作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法

ここからは、Outlookで保存したメールテンプレート（*.oft）を呼び出してメールを送信する手順を、実際の画面を使いながらわかりやすく解説していきます。

作成したメールテンプレートを呼び出してメールを送信する方法は次の2通りがあります。
用途に応じて使い分けてください。

方法1: フォームの選択を使用する方法
Outlookの「フォームの選択」機能を使うと、保存場所がデフォルトのテンプレートフォルダでも簡単に呼び出すことができます。

方法2: テンプレートファイルを直接開く方法
テンプレートファイル（*.oft）を保存した場所から直接開くことで、すばやくメールを作成できます。

フォームの選択を使用してテンプレートを開く方法

まずは、Outlookの「フォームの選択」機能から、テンプレートファイルを呼び出す方法をご紹介します。

Outlookで保存したテンプレートファイルを「フォームの選択」機能を使って呼び出す方法は簡単です。
まず、Outlookのメイン画面で「ホーム」タブを選択し、リボンメニューの「新しいアイテム」をクリックします。
次に、表示されたメニューから「その他のアイテム」を選び、その中の「フォームの選択」をクリックしてください。

ダイアログボックスが表示されたら、「フォルダーの場所」欄を「ファイル システム内のユーザーテンプレート」に変更します。
すると、保存したテンプレートファイルの一覧が表示されるので、使用したいテンプレートを選んで「開く」をクリックします。
これでテンプレートが新規メールとして開くので、宛先や内容を必要に応じて編集し、「送信」をクリックするだけで完了です。

注意点として、テンプレートはデフォルトで%AppData%\Microsoft\Templatesに保存されます。
このフォルダ以外に保存した場合、「フォームの選択」機能では表示されないことがあります。
その場合はテンプレートファイルを直接開く方法 を検討してください。

STEP

「ホーム」タブの[新しいアイテム]をクリック

Outlookのメイン画面で「ホーム」タブを選択し、リボンメニューの[新しいアイテム]をクリックしてください。

STEP

[その他のアイテム]を選び、その中の[フォームの選択]をクリック

[新しいアイテム]をクリックすると、下に向かってメニューが表示されます。

表示されたメニューから[その他のアイテム(I)]を選び、その中の[フォームの選択(O)]をクリックしてください。

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「フォルダーの場所(L):」欄を[ファイル システム内のユーザーテンプレート]に変更

[フォームの選択(O)]をクリックすると、「フォームの選択」と書かれたウィンドウが立ち上がります。

「フォルダーの場所(L):」欄を[ファイル システム内のユーザーテンプレート]に変更してください。

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使用するテンプレートを選択し、[開く]をクリック

「フォルダーの場所(L):」欄を[ファイル システム内のユーザーテンプレート]に変更すると、保存したテンプレートファイルの一覧が表示されます。

その中から使用するテンプレートを選択し、[開く]をクリックします。

デフォルトの保存場所（%AppData%\Microsoft\Templates）以外に保存されているテンプレートは表示されないことがあります。

STEP

テンプレートが正しく呼び出されたことを確認する

[開く]をクリックすると、作成したテンプレートが呼び出されます。

開いたテンプレートに宛先や本文を追記し、送信ボタンをクリックすることで、メールの送信が可能です。

テンプレートファイルを直接開く方法

次に、Outlookのテンプレートファイルを直接開く方法です。

保存したメールテンプレート（*.oft）をエクスプローラーから直接開くことで、簡単に新しいメールを作成できます。
テンプレートをその都度呼び出しするのがめんどくさい場合は、この手順がオススメです。

STEP

保存したテンプレートファイルを開く

ファイルエクスプローラーを開き、テンプレートを保存した場所に移動します。

次に、使用したいテンプレートファイル（*.oft）をダブルクリックしてください。

STEP

[Outlook]をクリックし、[常に使う]をクリック

テンプレートファイル（*.oft）をダブルクリックすると、「アプリを選択して、.oftファイルを開く」と書かれたウィンドウが表示される場合があります。

表示された場合は[Outlook]をクリックし、[常に使う]をクリックしてください。

Outlook(new)を使っている場合はOutlook(new)を選択してください。

STEP

テンプレートが正しく呼び出されたことを確認する

[常に使う]をクリックすると、作成したテンプレートが呼び出されます。

開いたテンプレートに宛先や本文を追記し、送信ボタンをクリックすることで、メールの送信が可能です。

テンプレートを編集する方法

保存したOutlookのメールテンプレート（*.oft）は、必要に応じて編集して再利用することができます。

1. テンプレートをOutlookで開く
   「フォームの選択」機能またはテンプレートファイルを直接開いてください。
2. 内容を編集する
   テンプレートの本文、件名、宛先（To、CC、BCC）、添付ファイル、フォーマットなど、必要な部分を編集します。
3. 再保存する
   編集が完了したら、画面上部の「ファイル」メニューをクリックします。次に「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」のままにして保存します。

Outlookのテンプレート（*.oft）は、固定された雛形ファイルとして保存されており、新しいメールを作成するためのコピーが開かれる仕組みです。
そのため、テンプレートを呼び出して編集し、送信しても、元のテンプレートファイルは変更されません。
必ず、テンプレートとして再保存する必要があります。

Outlookのメールテンプレートの作成・呼び出し・編集方法に関するよくある質問と答え

Outlookのメールテンプレート（*.oft）に関して、作成から利用、編集に至るまでのよくある質問とその答えを以下にまとめました。

メールテンプレートを作成するにはどうすればいいですか？

新規メールを作成し、定型文やフォーマットを入力した後、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」に設定して保存します。

テンプレートにはどのような内容を保存できますか？

件名、本文、宛先（To、CC、BCC）、フォーマット設定、添付ファイル、署名などを保存できます。

テンプレートの保存場所はどこですか？

デフォルトでは、%AppData%\Microsoft\Templates に保存されます。保存時にデスクトップやカスタムフォルダを指定することも可能です。

テンプレートを編集するにはどうすればいいですか？

テンプレートを開いて内容を編集し、再度「名前を付けて保存」で上書き保存します。元のテンプレートを保持したい場合は別名で保存してください。保存時にファイル形式を「Outlookテンプレート（*.oft）」に設定することを忘れないでください。

テンプレートを送信するだけでは内容が上書きされますか？

いいえ、送信するだけではテンプレート自体には変更が加わりません。テンプレートを編集して反映させたい場合は、「名前を付けて保存」から再保存する必要があります。

テンプレートを複製して新しい用途で使うには？

保存したテンプレートを開き、内容を編集後に「名前を付けて保存」で別名を付けて保存します。

テンプレートを利用する際に宛先や件名を変更できますか？

はい、テンプレートを開いた後に自由に変更できます。変更しても元のテンプレートには影響しません。

テンプレートを編集して保存する際の注意点は？

デフォルトの保存場所から変更すると、「フォームの選択」機能でテンプレートが表示されなくなる場合があります。保存場所を統一するのがおすすめです。

テンプレートを他のパソコンと共有する方法は？

テンプレートファイル（*.oft）をメールや共有フォルダで送信すると、他のユーザーも利用できます。ネットワークドライブなどに保存しても問題ありません。

テンプレートに添付ファイルを含めることはできますか？

はい、添付ファイルを追加してからテンプレートを保存すれば、呼び出した際に添付ファイルも含まれます。

テンプレートに自動署名を含めないようにするには？

テンプレート作成時に一時的に自動署名を無効にしてから保存すると、署名が含まれません。

テンプレートのショートカットを作成して簡単にアクセスする方法は？

テンプレートファイルを右クリックし、「ショートカットの作成」を選び、デスクトップや作業フォルダに配置します。

テンプレートのファイル名を変更しても使えますか？

はい、テンプレートファイルの名前を変更しても機能に影響はありません。ただし、拡張子（*.oft）は変更しないようにしてください。

テンプレートが開けない場合の対処法は？

拡張子（*.oft）が変更されているか、テンプレートファイルが破損している可能性があります。新しいテンプレートを作成するか、他の保存場所にテンプレートがあるか確認してください。

テンプレートはHTML形式のみですか？

OutlookのメールテンプレートはHTML形式でもテキスト形式でも作成できます。

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